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Job offer

Job Title: Document Management Technician

Full-time position, 35 hrs/week

Start date: as soon as possible

Summary of responsibilities

The mandate of this position is to create a records management system, including the development of a systematic process for the electronic and paper filing of all documents created by the corporation's administration. This process will be implemented at the offices in Ottawa, Ontario, as well as in district offices in the following five provinces: British Columbia, Alberta, Saskatchewan, Manitoba, and Ontario.

Task details

The incumbent will work in Ottawa in collaboration with a team of archivists located in Richelieu, Quebec, and administrative staff to establish protocols. He/she will create databases and finding aids to facilitate document processing and management. He/she will also develop training that can help staff apply the established protocols.

The mandate to implement the document management system is spread over one year and may be extended. Paper documents will be processed on-site in Ottawa.  A VPN connection will be provided for access to electronic records from other sites.

Document management support

• Review all electronic file repositories, file nomenclature, and storage systems for each employee and line of business (finance, senior management, etc.).

• Develop a standardized records management system.

• Eliminate duplicates.

• Define user access rights to server drives.

• Develop protocols for filing paper records, and determine which records should be kept in paper or electronic form.

• Apply the retention schedule established by Archives Deschâtelets-NDC for the conservation and pruning of documents.

• Develop a work tool that can assist administrative staff in the application of established protocols.

• Provide training and support to administrative staff on the use of the job tool and on best practices in document management.

• Ensure that administrative staff apply protocols and best practices in accordance with them.

• Ensure with the IT department that electronic documents are backed up and can be restored in the event of an emergency.

Qualification Profile

Education: Diploma of Collegial Studies in documentation technology, digital information management, document management or any combination of training and relevant experience may be considered

Experience: Minimum 1 year of experience in a similar job

Physical Requirements: Ability to handle loads of up to 10 kilograms (boxes of documents)

Availability: Occasional trips to different sites are to be expected

Specific knowledge:

• Knowledge of Office suite software, including advanced knowledge of Excel

• Knowledge of the Access database software application

• Working knowledge of records retention management tools

• Working knowledge of metadata scanning and labeling

• Bilingualism (4/5)

Personal characteristics

• Ability to work in a team and independently

• Authorized to make recommendations based on evaluations and analyses

• Problem-solving ability

• Recognized integrity, loyalty and discretion, including respect for confidentiality

• Ability to work in a VPN private network environment

• Rigor and reliability

Conditions

Schedule: 35 hours per week

Salary: According to training and experience

Start date: as soon as possible

Duration: One-year contract (with possibility of extension)

To express your interest, please send your CV to the following person by February 25^th  2025, 11:59 p.m.:
Mr. Robert Meilleur, Chief Administration Officer
rmeilleur@omilacombe.ca


FRANÇAIS:

Offre d’emploi

Titre du poste : Technicien.ne en gestion documentaire

Poste à temps plein, 35 h/semaine

Entrée en fonction : dès que possible

Sommaire des responsabilités

Ce poste a pour mandat de créer un système de gestion des dossiers, comprenant l’élaboration d'un processus systématique lors du classement électronique, et papier, de tous les documents créés par l'administration de la corporation. Ce processus sera déployé aux bureaux administratifs situés  à Ottawa (Ontario), ainsi que dans des bureaux de district qui se trouvent dans les cinq provinces suivantes : Colombie-Britannique, Alberta, Saskatchewan, Manitoba, Ontario.

Détails des tâches

Le titulaire du poste travaillera à Ottawa avec une équipe d’archivistes situé a Richelieu, et en collaboration avec le personnel administratif pour établir les protocoles.  Il/elle créera les bases de données et les instruments de recherche facilitant le traitement et la gestion des documents. Il/elle développera des formations pouvant aider le personnel à appliquer les protocoles établis.

Le mandat d’implantation du système de gestion documentaire s’échelonne sur une période d’une année et pourrait être appelé à se prolonger.  Une connexion VPN sera fournie pour l’accès aux dossiers électroniques des autres sites.

Support à la gestion documentaire

• Examiner tous les répertoires de fichiers électroniques, la nomenclature des fichiers et le système de stockage de chaque employé.e et de chaque secteur d'activité (les finances, la direction générale, etc.).

• Élaborer un système normalisé de gestion des dossiers.

• Éliminer les doublons.

• Définir les droits d’accès des utilisateurs aux lecteurs du serveur.

• Élaborer des protocoles pour le classement des documents papier, et déterminer quels dossiers doivent être conservés sous forme papier ou électronique.

• Appliquer le calendrier de conservation établi par Archives Deschâtelets-NDC pour la conservation et l’élagage des documents.

• Développer un outil de travail pouvant aider le personnel administratif dans l’application des protocoles établis.

• Offrir des formations et un soutien au personnel administratif sur l’utilisation de l’outil de travail et sur les meilleures pratiques en matière de gestion des documents.

• Veiller à ce que le personnel administratif applique conformément les protocoles et les meilleures pratiques.

• Assurer auprès du service informatique que les documents électroniques soient sauvegardés et puissent être restaurés en cas d'urgence.

Profil de qualifications

Formation : Diplôme d’Études Collégiales en technique de la documentation, gestion de l’information numérique, gestion documentaire ou toute combinaison de formation et d’expérience pertinente peut être considérée

Expérience : Expérience minimale de 1 an dans un emploi similaire

Exigences physiques : Capacité de manutentionner des charges pouvant atteindre 10 kilos (boites de documents)

Disponibilités : Des déplacements ponctuels dans différents sites sont à prévoir

Connaissances spécifiques :

• Connaissance des logiciels de la suite Office dont une connaissance avancée d’Excel

• Connaissance de l’application logicielle de la base de données Access

• Connaissance pratique des outils de gestion de la conservation des documents

• Connaissance pratique de la numérisation et de l’étiquetage des métadonnées

• Bilinguisme (4/5)

Caractéristiques personnelles

• Facilité à travailler en équipe et de manière autonome

• Habilité à formuler des recommandations sur la base d’évaluations et d’analyses

• Capacité de résolution de problèmes

• Intégrité, loyauté et discrétion reconnues, notamment le respect de la confidentialité

• Capacité à travailler dans un environnement de réseau privé VPN

• Rigueur et fiabilité

Conditions

Horaire : 35 heures par semaine

Salaire : Selon formation et expérience

Entrée en fonction : dès que possible

Durée : Contrat d’un an (avec possibilité de prolongation)

Pour exprimer votre intérêt, veuillez faire parvenir votre CV à la personne suivante avant le 25 Février  2025, 23 h 59 :

Mr. Robert Meilleur, Directeur Général de l’Administration.
rmeilleur@omilacombe.ca