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We are seeking a Coordinator, Grants and Processes to join the Community Initiatives department. This position is primarily responsible for coordinating the Blackbaud Grantmaking database and the grants processes for the Community Initiatives (CI) Team. This position will also provide data analysis support to the CI Team and other Foundation teams. Additionally, the Coordinator will perform other tasks and responsibilities as needed to support the team and organization. This position reports to the Manager, Community initiatives (Grants and Processes).

The Canadian Women’s Foundation is a national leader in the movement for gender equality in Canada. Through funding, research, advocacy, and knowledge sharing, we work to achieve systemic change. We support women, girls, and gender-diverse people to move out of violence, out of poverty, and into confidence and leadership. Since 1991, our generous donors and supporters have contributed more than $250 million to fund over 3,200 life-transforming programs throughout Canada.For more information about the Foundation, visit our website. To learn more about what we offer to employees and why you should apply, visit Work With Us.

We strongly encourage applications from women, Two Spirit, trans, and nonbinary people who identify as Black and/or racialized, First Nations, Métis, and Inuit, living with disabilities, and/or members of 2SLGBTQIA+ communities.

Key Duties and Responsibilities

GRANTMAKING
Coordinate the Grants Processes for multiple grant streams (specifically Economic Development, Girls’ Fund, Rebuilding Lives, and Teen Healthy Relationships), including but not limited to:

• Revising and building online application grant forms in conjunction with the Manager, Community Initiatives and respective Grant Managers to align with the requirements of all CI Team members.
• Managing the applications intake process and import of all data into Blackbaud Grantmaking.
• Assisting the Community Initiatives Teams throughout the selection, review, and awarding process.
• Administering grantee communications, payments (including funding agreements) and reporting processes, to ensure all proper documentation and timely disbursement of funds (in coordination with the Finance Team) are accomplished.
• Providing technical and logistical support for all users (staff, applicants, grantees, and committee members).
• Other duties as required

LEARNING & KNOWLEDGE MOBILIZATION
Maintain accurate and current database information for all applicants and grantees, including electronic and hardcopy files management across specified grants streams, including but not limited to:

• Monthly updates for contact information based on CI Team Newsletter and grantee communications.
• Annual audit/review of contact and organizational information for current grantees.
• Conducting training sessions for the CI Team and all other departments on Blackbaud Grantmaking Information Entry Standards and Processes.

CROSS TEAM SUPPORT
Collaborate with the Systems team to enhance the efficiency and effectiveness of the grantmaking database and online platform, including but not limited to:

• Collaborating in the development and implementation of internal best practices and operational procedures.
• Engaging in training and development opportunities offered by Blackbaud.
• Providing feedback and ideas to drive necessary changes and desired enhancements to improve the user experience and functionality of BBGM.
• Back up support to reception and other administrative functions such as answering phone calls, as needed.
• Support other Foundation activities as needed and as part of the nation-wide team.  

Qualifications and Experience

• Database management certificate/diploma and project management certificate/diploma are assets.
• Minimum 3 years of experience in database systems is required; experience in Blackbaud Grantmaking is considered an asset.
• Minimum 3 years of experience in project management, paid or volunteer experience with a women’s organization and knowledge of women’s issues are assets.  

Skills

• Understanding of the feminist non-profit sector and demonstrated commitment to anti-racism/anti-oppression and understanding of the principles of intersectional feminism.
• Proficiency in Blackbaud Grantmaking or equivalent online application platform and database management software.
• Advanced proficiency in Microsoft Office suite (Word, Excel, PowerPoint, Teams) and Zoom (meeting and webinar platforms).
• Ability to work efficiently under pressure and manage multiple projects and deadlines.
• Excellent attention to detail and accuracy, with strong follow-through.
• Strong organizational and communication skills.
• Fluency in English required; working knowledge of French is considered an asset.  

Expectations and Conditions

The chosen candidate will be able to start work as soon as possible and would complete a three-month probation period.

Compensation

The hiring range for this position is $50,000 to $55,000. The Foundation provides generous vacation time, comprehensive health and dental benefits, as well as professional development opportunities. This is a full-time contract position for one (1) year with the possibility of extension.

Job Location

Depending on the location of the successful candidate, this position could be work from home, hybrid or in office. Our head office is in Toronto, ON but we are seeking candidates from anywhere in Canada. Some travel within Canada may be required.

Apply Today by Submitting:

• A one-page cover letter outlining why you want to be part of the Canadian Women’s Foundation and briefly summarizing your key skills and relevant experience.
• A resume that provides an overview of your work, education, and volunteer experience.

The deadline for submission is 5:00 PM EST on August 20, 2024. Please email the document to humanresources@canadianwomen.org and indicate “Coordinator, Grants and Processes” and quote reference number “CI-030” in the subject line.

Canadian Women’s Foundation Commitment to Equity

The Canadian Women’s Foundation is strongly committed to equity in employment and seeks to attract, select, and hire a diverse team with a high level of professional skills, passion for and belief in our vision and mission. We aim to be inclusive of diverse people across gender and sexuality spectrums. This includes people who identify as women, girls, trans, Two Spirit, genderqueer, non-binary, and 2SLGBTQIA+. If comfortable, we encourage candidates to share information about their identities, lived experiences, and the communities they are part of in their cover letter.

The Canadian Women’s Foundation adheres to Canadian Human Rights legislation and will provide accommodation to candidates during any part of the interview or hiring process, if requested.

We thank all applicants for their interest. However, only those selected for a first interview will be contacted. We anticipate two rounds of interviews before the successful candidate is selected.

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Nous sommes à la recherche d’un·e coordonnateur·trice, Subventions et processus, pour compléter notre équipe des initiatives communautaires. La personne titulaire de ce poste est principalement responsable de coordonner la base de données de Blackbaud Grantmaking et les processus d’octroi des subventions pour l’équipe des initiatives communautaires (IC). Elle participera aussi à l’analyse des données pour cette dernière et pour d’autres équipes de la Fondation. De plus, le ou la coordinateur·trice s’acquittera d’autres tâches et fonctions au besoin pour soutenir l’équipe et l’organisation. Ce poste relève de la gestionnaire, Initiatives communautaires (Subventions et processus).

La Fondation canadienne des femmes est un chef de file du mouvement pour l’égalité des genres au Canada. Par le biais du financement, de la recherche, de la défense des droits et de la diffusion des connaissances, nous travaillons à la réalisation de changements systémiques. Nous aidons les femmes, les filles et les personnes de la diversité de genre au Canada à se sortir de la violence et de la pauvreté et à acquérir confiance et leadership. Depuis 1991, grâce à la générosité de nos donateur·trices et de nos sympathisant·es, nous avons versé plus de 250 millions de dollars pour financer au-delà de 3 200 programmes qui transforment des vies partout au Canada. Pour en savoir plus sur la Fondation, visitez notre site Web. Pour obtenir plus d’information sur ce que nous offrons à notre personnel et sur les raisons de postuler, visitez notre page Travailler avec nous.

Nous encourageons vivement les femmes et les personnes bispirituelles, trans et non binaires qui s’identifient comme noires et/ou racialisées, membres des Premières Nations ou des communautés métisses ou inuites, personnes en situation de handicap et/ou membres des communautés 2SLGBTQIA+ à postuler.

Tâches et responsabilités principales

OCTROI DE SUBVENTIONS
Coordonner les processus d’octroi des subventions pour de multiples volets de subventions (plus précisément Développement économique, Fonds des filles, Rebâtir des vies et Relations saines chez les jeunes), notamment par les activités suivantes :

• Modifier et créer des formulaires de demande de subvention en collaboration avec la gestionnaire des initiatives communautaires et les gestionnaires de subventions concerné·es pour se conformer aux exigences de l’ensemble des membres de l’équipe des IC.
• Gérer le processus de réception des demandes et importer toutes les données dans Blackbaud Grantmaking.
• Assister les équipes des initiatives communautaires tout au long du processus de sélection, d’examen et d’octroi.
• Gérer les communications avec les bénéficiaires, les paiements (y compris les ententes de financement) et les procédures de production de rapport pour s’assurer d’avoir tous les documents requis et que les versements sont effectués en temps opportun (en coordination avec l’équipe des finances).
• Fournir un soutien technique et logistique à l’ensemble des utilisateur·trices (personnel, demandeurs, bénéficiaires et membres des comités).
• Réaliser d’autres tâches au besoin.

APPRENTISSAGE ET MOBILISATION DES CONNAISSANCES
S’assurer que les renseignements de la base de données sont à jour et exacts pour tous les demandeurs et les bénéficiaires, ce qui comprend la gestion des dossiers électroniques et papier pour les volets de subventions mentionnés, notamment par les moyens suivants :

• Mise à jour mensuelle des coordonnées en fonction de l’infolettre de l’équipe des IC et des communications avec les bénéficiaires.
• Vérification/examen annuel des coordonnées et des renseignements organisationnels des bénéficiaires actuels.
• Séances de formation pour les IC et toutes les autres équipes sur les normes et les processus concernant l’entrée de données dans Blackbaud Grantmaking.

SOUTIEN AUX AUTRES ÉQUIPES
Collaborer avec l’équipe des systèmes pour accroître l’efficience et l’efficacité de la base de données de subventions et de la plateforme en ligne, notamment en :

• Participant au développement et à la mise en œuvre de pratiques exemplaires et de méthodes de fonctionnement internes.
• Prenant part aux occasions de formation et de perfectionnement offertes par Blackbaud.
• Fournissant des commentaires et des idées dans le but d’apporter les changements nécessaires et les améliorations souhaitées pour rehausser l’expérience utilisateur et l’utilité de Blackbaud Grantmaking.
• Offrant un soutien ponctuel à la réception et en accomplissant d’autres tâches administratives, comme répondre aux appels, tel que nécessaire.
• Apportant son aide aux autres activités de la Fondation, comme nécessaire et en tant que membre de l’organisation.

Qualifications et expérience

• Certificat/diplôme en gestion de bases de données et certificat/diplôme en gestion de projets, des atouts.
• Au moins 3 ans d’expérience dans les systèmes de gestion de bases de données requise; expérience avec Blackbaud Grantmaking, un atout.
• Au moins 3 ans d’expérience en gestion de projet, expérience rémunérée ou bénévole dans un organisme pour femmes et connaissance des questions relatives aux femmes, des atouts.  

Compétences

• Compréhension du secteur sans but lucratif féministe, engagement démontré envers la lutte contre le racisme et l’oppression et compréhension des principes du féminisme intersectionnel.
• Maîtrise de Blackbaud Grandmaking ou d’une plateforme de demande de subvention en ligne et d’un logiciel de gestion de base de données équivalents.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams) et de Zoom (plateformes de vidéoconférences et de webinaires).
• Capacité à travailler efficacement sous pression et à gérer plusieurs projets et échéanciers à la fois.
• Grand souci du détail et exactitude, avec pratique d’un suivi rigoureux.
• Solides compétences organisationnelles et communicationnelles.
• Maîtrise de l’anglais requise; connaissance pratique du français, un atout.  

Exigences et conditions

La personne retenue devra pouvoir commencer à travailler aussitôt que possible et se soumettre à une période de probation de trois mois.

Salaire

Le salaire pour ce poste se situe entre 50 000 $ et 55 000 $. La Fondation offre une banque de vacances généreuse, un régime complet d’assurance maladie et dentaire, de même que des occasions de perfectionnement professionnel. Il s’agit d’un poste à temps plein pour un contrat d’un (1) an, avec possibilité de prolongement.

Lieu de travail

Selon son lieu de résidence, la personne retenue pourra travailler à distance, en mode hybride ou en présentiel. Notre siège social est situé à Toronto, en Ontario, mais nous cherchons des candidat·es de partout au Canada. Certains déplacements à l’intérieur du pays pourraient être requis.

Déposez votre candidature en présentant :

• Une lettre d’accompagnement d’une page expliquant pourquoi vous voulez faire partie de la Fondation canadienne des femmes et décrivant brièvement vos compétences principales et votre expérience en lien avec le poste.
• Un curriculum vitæ résumant vos expériences de travail, votre scolarité et vos activités de bénévolat.

La date limite pour soumettre une candidature est le 20 août 2024 à 17 h (HAE). Veuillez envoyer les documents par courriel au humanresources@canadianwomen.org en indiquant Coordonnateur·trice, Subventions et processus et le numéro de référence CI-030 dans la ligne d’objet.

L’engagement de la Fondation canadienne des femmes envers l’équité

La Fondation canadienne des femmes est fermement résolue à assurer l’équité d’emploi et cherche à attirer, sélectionner et embaucher une équipe diversifiée composée de personnes hautement compétentes qui croient en sa vision et sa mission et sont animées par celles-ci. La Fondation vise à être inclusive d’une grande diversité de personnes de tout genre et de toute orientation sexuelle. Cela comprend celles qui s’identifient comme femmes, filles, trans, bispirituelles, genderqueers, non binaires et 2SLGBTQIA+. Si elles sont à l’aise de le faire, nous encourageons les personnes candidates à nous faire part de leurs identités, de leur vécu expérientiel et des communautés auxquelles elles appartiennent dans leur lettre d’accompagnement.

La Fondation canadienne des femmes adhère aux lois canadiennes sur les droits de la personne et fournira des mesures d’accommodement aux candidat·es qui en feront la demande à n’importe quelle étape du processus d’entretien et d’embauche.

Nous remercions l’ensemble des candidat·es pour leur intérêt. Toutefois, seules les personnes retenues pour une première entrevue seront contactées. Nous prévoyons que deux rondes d’entrevues seront nécessaires avant de sélectionner le candidat retenu.