CharityVillage

le français suit

We are seeking a positive self-starter with expert organization skills to join our team. The Administrative Assistant will support logistics and communications with key member organizations, improve member liaison, and increase team capacity in public-facing inquiries.   

ORGANIZATIONAL BACKGROUND

Women’s Shelters Canada (WSC) brings together 16 provincial and territorial shelter organizations and supports more than 620 shelters across the country for women and children fleeing violence. WSC is a unified voice on the issue of violence against women at the national/federal level. Together, we are a national, collaborative voice for systemic change with the goal of ending violence against women and children and gender-based violence. WSC works from an intersectional feminist framework. Shelters support women and children fleeing violence. We support the shelters.

You can read more about our vision, mission, and core values on our website.

OVERVIEW OF THE ROLE

The Administrative Assistant will aid the Executive Director and Operations team by liaising with members, WSC staff and the public. This role will provide key administrative support such as supporting key internal communications, booking meetings, making travel arrangements, processing expenses, replying to public inquiries and keeping the office running efficiently. The Administrative Assistant will report to the Director of Operations and Finance.

WSC practises employment equity and encourages applications from all qualified candidates. In particular, applications are encouraged from racialized people, Indigenous people, disabled people, queer and trans people, and women. If you wish to volunteer this information as part of your application, we encourage you to do so in your cover letter.

If you require any form of accessibility throughout this application, please let us know. We are committed to providing an inclusive workplace that supports the participation of all employees.

KEY RESPONSIBILITIES

• Manage routine office functions including scheduling and booking appointments
• Answer electronic enquiries
• Provide customer service to frontline workers and members of the public
• Arrange travel, related itineraries and make reservations
• Type and proofread correspondence, forms and other documents
• Perform administrative tasks, including processing expense reimbursements
• Manage logistics for training and development strategies
• Record, prepare and distribute minutes of members meetings, seminars and conferences online and in person
• Support the preparation of reports
• Support event logistics

Other Responsibilities

• Support database management and data entry as needed 
• Compile data and statistics to support team projects
• Set up and maintain computerized information filing systems

KNOWLEDGE AND EXPERIENCE

• Two years’ (or more) experience in an administrative role
• Exceptional English writing skills, with the ability to communicate in plain language
• Self-starter with an ability to think strategically and problem-solve
• Ability to prioritize, multi-task and organize work effectively and under pressure
• Excellent attention to detail
• Ability to work within a small, vibrant team

Desirable:

• Knowledge of the gender-based violence and/or shelter sector
• Ability to communicate in French
• Understanding of project management principles
• Experience with Customer Relationship Manager (CRM) databases
• Experience working from an intersectional feminist approach

LOCATION

Work is primarily completed through a hybrid work model in Ottawa with staff coming into the office 2-3 days per week.

WORKING CONDITIONS

This position involves working at a computer for extended periods of time as well as virtual, phone, and in-person meetings. Some event attendance may be required.

COMPENSATION & DURATION

Annual salary is between $48,924 and $50,650, based on relevant experience. An employee benefits package is included with this position. This is a full-time, one-year contract with the possibility of renewal.

HOW TO APPLY

Interested candidates should submit a resume and cover letter explaining why this position is of interest and how your experience and skills will enable you to excel in this role. The deadline to apply is Wednesday, April 16. Please apply through CharityVillage. We thank all applicants, however, only those selected for an interview will be contacted.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

DESCRIPTION

Nous sommes à la recherche d'une personne positive et autonome, dotée d'un sens aigu de l'organisation, pour rejoindre notre équipe. L'assistante administrative soutiendra la logistique et les communications avec les principales organisations membres, améliorera la liaison avec les membres et renforcera la capacité de l'équipe à répondre aux demandes du public.  

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Hébergement femmes Canada (HFC) regroupe 16 organisations provinciales et territoriales de maisons d’hébergement (MH) et soutient plus de 620 MH pour les femmes fuyant la violence et leurs enfants partout au pays. HFC présente une voix unifiée sur l’enjeu de la violence faite aux femmes au palier national/fédéral. Ensemble, nous sommes une voix nationale et collaborative plaidant pour un changement systémique visant à mettre fin à la violence faite aux femmes et aux enfants et à la violence fondée sur le genre. HFC travaille à partir d'un cadre féministe intersectionnel. Les MH soutiennent les femmes et les enfants qui fuient la violence. Nous soutenons les MH.

Vous pouvez en apprendre plus sur notre vision, notre mission et nos valeurs fondamentales sur notre site web.

APERÇU DE LA FONCTION

L'assistante administrative collaborera avec la directrice générale et l'équipe des opérations pour assurer la liaison avec les membres, le personnel d’HFC et le public. Ce rôle consiste à fournir une assistance administrative essentielle, notamment en soutenant les principales communications internes, en organisant des réunions et des déplacements, en traitant les dépenses, en répondant aux demandes de renseignements du public et en veillant à l'efficacité du fonctionnement du bureau. L'assistante administrative rend compte à la directrice des opérations et des finances.

HFC pratique l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toutes les personnes qualifiées. Les candidatures des personnes racisées, autochtones, en situation de handicap, queer et transgenres, et celles des femmes sont particulièrement encouragées. Si vous souhaitez fournir volontairement des informations à ce sujet, nous vous invitons à le faire dans votre lettre de motivation.

Si vous avez besoin d'une forme quelconque d'accessibilité tout au long de cette demande, veuillez nous le faire savoir. Nous nous engageons à offrir un lieu de travail inclusif qui favorise la participation de tout le personnel.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Gérer les fonctions de bureau courantes, y compris la programmation et la prise de rendez-vous
• Répondre aux demandes de renseignements en ligne
• Fournir un service à la clientèle au personnel de première ligne et aux membres du public
• Organiser des déplacements, établir des itinéraires et faire des réservations
• Dactylographier et relire la correspondance, les formulaires et autres documents
• Effectuer des tâches administratives, y compris le traitement des remboursements de frais
• Gérer la logistique des stratégies de formation et de développement
• Enregistrer, préparer et distribuer les procès-verbaux des réunions, séminaires et conférences des membres, en ligne et en personne
• Soutenir la préparation de rapports
• Soutenir la logistique d’événements

Autres responsabilités

• Soutenir la gestion de la base de données et la saisie des données, le cas échéant 
• Compiler des données et des statistiques pour soutenir les projets de l'équipe
• Mettre en place et maintenir des systèmes informatisés d'archivage des informations

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE

• Au moins deux ans d'expérience dans une fonction administrative
• Des compétences rédactionnelles exceptionnelles en anglais, avec la capacité de communiquer en langage clair
• Esprit d'initiative et capacité à réfléchir de manière stratégique et à résoudre les problèmes
• Capacité à établir des priorités, à mener plusieurs tâches de front et à organiser le travail de manière efficace et sous pression
• Excellent souci du détail
• Capacité à travailler au sein d'une petite équipe dynamique

Souhaitable:

• Connaissance du secteur de la violence fondée sur le genre ou du secteur des maisons d’hébergement
• Capacité à communiquer en français
• Compréhension des principes de gestion de projet
• Expérience des bases de données du gestionnaire des relations avec la clientèle (CRM)
• Expérience de travail selon une approche féministe intersectionnelle

EMPLACEMENT

Le travail est principalement effectué selon un modèle hybride à Ottawa, le personnel se rendant au bureau deux à trois jours par semaine.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Ce poste implique de travailler devant un ordinateur pendant de longues périodes ainsi que de participer à des réunions virtuelles, téléphoniques et en personne. La participation en personne à certains événements peut être requise.

RÉMUNÉRATION ET DURÉE

Le salaire annuel se situe entre 48 924$ et 50 650$ dollars, en fonction de l'expérience. Ce poste est assorti d'un ensemble d'avantages sociaux. Il s'agit d'un contrat à temps plein d'une durée d'un an avec possibilité de renouvellement.

COMMENT POSER SA CANDIDATURE

Nous vous demandons de soumettre un curriculum vitæ et une lettre de motivation expliquant pourquoi ce poste vous intéresse et comment votre expérience et vos compétences vous permettront d'exceller dans ce rôle. La date limite est fixée au mercredi 16 avril. Veuillez postuler par l'intermédiaire de CharityVillage. Nous remercions toutes les personnes qui vont présenter une demande, mais seules les candidates sélectionnées pour un entretien seront contactées.