RFP for External Evaluation - National Association of Friendship Centres

Sep 28, 2020
Ottawa, Ontario

**La version français suit**

Request for Proposals
Urban Aboriginal Knowledge Network
External Evaluation

1.            Organization Background

The Urban Aboriginal Knowledge Network (UAKN) is a community driven research network with a focus on urban Indigenous issues. Our goal is to contribute to a better quality of life for Indigenous peoples living in cities and towns by filling the current knowledge gap in urban Indigenous research, programming and public policy. The UAKN is a national, interdisciplinary network involving universities, community, and government partners for research, scholarship and knowledge mobilization.

The UAKN’s national network provides a different kind of partnership by developing stronger research relationships, through a community driven process. Our governance brings together urban Indigenous communities, academics, governments and other stakeholders in pursuit of knowledge creation, mobilization and transfer.

The UAKN has grown to include over 80 formal partners with over 80 regional research projects funded. A priority area of the UAKN is to ensure training of new and emerging scholars, especially Indigenous scholars. To date 30 graduate and undergraduate students have been involved in various capacities. The UAKN also supports communities as they build their own research capacity through this process. We look forward to more opportunities to expand our network as we move forward.

2.            Project Summary

The UAKN requires the services of an evaluation firm or consultant, preferably Indigenous-owned or with Indigenous employees in key positions, to work with the existing UAKN to develop and implement an evaluation of the UAKN’s research, governance structure and overall effectiveness and successes of the network.

The evaluation will require the collection of both qualitative and quantitative data from a variety of sources using methods that include but are not limited to, existing program data, key informant interviews, focus groups, surveys, testimonials, and community engagement strategies.

3.            Project Requirements

The successful candidate will draw upon internal expertise, collective knowledge, literature and SSHRC guidelines and reporting requirements to identify common standardized indicators that would be meaningful from both regional and local contexts.

3.1         Evaluation Components

The evaluation will include several components that utilize a variety of qualitative and quantitative methodologies. The process component will evaluate the UAKN as a whole. The iterative component will include the annual reporting and identification of wise practices, and challenges and recommendations on how to address those challenges. The formative component will examine the development of the UAKN and its governance. The final component is the summative, which will result in the final report.

3.2     Quantitative Methodologies

The UAKN collects a variety of data as part of the existing reporting process and this data can be used as the main information source for quantifying the Network’s successes at the local level. In addition to capturing the UAKN in any given year it provides an opportunity to measure increases and decreases in Network participation and outcomes. Using existing data also reduces the cost of carrying out an evaluation as this work can be done by existing UAKN staff.

3.3     Qualitative Methodologies

The inclusion of qualitative data in the evaluation is key to ensuring that program successes and challenges are appropriately contextualized. Qualitative data provides an opportunity to better understand network impacts, it provides opportunities to identify and address Network challenges and adopt quality assurance measures, and it ensures community participation in the evaluation process.

Supporting documentation in UAKN’s possession will be provided to the successful firm/consultant. The firm/consultant may need to do independent research for additional documentation.

4.         Project Deliverables

The deliverables include:

  • An evaluation work plan, with a timeline and budget, that is developed in partnership with the UAKN, consistent with Indigenous ways of knowing and doing, utilizes methodologies that incorporate capacity building and support, and is flexible to ensure compatibility with the varying levels of capacity that exist across the Network;
  • An evaluation framework that includes goals and objectives, and identifies the relationships between factors key to the Network’s activities as well as the internal and external elements that may potentially affect the Network’s success;
  • A participatory approach to identify qualitative and quantitative indicators for each party involved in the implementation of the Network’s research and activities across the country;
  • A methodology / process for joint analysis and interpretation of the data;
  • Communications plan (recruitment, dissemination, etc.);
  • Ethical protocols (i.e., informed consent, confidentiality considerations, data ownership, etc.);
  • Key informant interview schedule, questionnaires, data analysis methods;
  • A draft report and;
  • A final report.

5.         Contractor Experience and Qualifications

Applicants will demonstrate an in-depth knowledge of:

  • The unique and diverse issues concerning urban Indigenous populations, communities, and organizations, including, but not limited to, the ongoing impacts of colonization and those related to sex, gender, age, identity, and geographic location;
  • The importance of research ethics and culturally safe approaches to working with Indigenous communities and peoples.

In addition, applicants will describe their:

  • Awareness of and experience with Indigenous approaches to evaluation;
  • Demonstrated experience working with Indigenous communities in program evaluation.
  • Experiences in academic, government and public sector research and network evaluation.

Experience working with the Friendship Centre Movement will be considered an asset.

6.         Contract Parameters

6.1        Value

Applicants will provide a quote for work as described, inclusive of all taxes and fees, but inclusive of any travel that may be required. The UAKN assumes no responsibility for third party relationships entered into by the successful firm/consultant. The UAKN reserves the right to choose the applicant that will best serve the needs of the organization, which may not be the applicant with the lowest quote.

6.2.         Deadline

The final report is due November 27, 2020. However, due to the current circumstances, the submission date may be subject to change.

6.3.         Workplace

The contractor will be required to work from their usual place of work and provide their own work equipment and workplace infrastructure to complete the work required under this project, including office, computer/laptop, phone/cell phone/fax machine, printer, internet access, and all other materials required to complete this project.

6.4.         Intellectual Property

All information, documents or resource materials developed as part of this contract and work related to this project will remain the intellectual property of the UAKN.

6.5.      Responsibilities

The UAKN will provide all background and other materials and information to the Contractor required to complete the project deliverables.

The Contractor will provide staff support throughout all stages of this contract and project, for direction and clarity of objectives.

The Contractor will provide updates on the progress of the project as deliverables are completed and as requested by the UAKN.

6.6.         Contractor Requirements

The Contractor will be required to meet all the project activities and deliverables described in this RFP to the satisfaction of the UAKN.

The Contractor will be required to take direction and feedback from the UAKN as provided to complete the project deliverables.

6.7.         Payment Terms

Payment will be made by Trent University on behalf of the UAKN upon receipt of an invoice from the Contractor upon successful completion of the project deliverables.

7.            Requirements for responding to this RFP

Individuals/firms interested in responding to this RFP are required to provide the following to the UAKN:

  • Comprehensive proposal with quote, methodology, general proposed approach and timeline;
  • Candidates will highlight how their experiences and qualifications meet the needs of this Request for Proposals;
  • Any ethical considerations in their proposals as well as potential risks and how they will mitigate those risks;
  • Short biographies on any proposed team members.
  • List of 3 references for previous work completed;
  • Examples of previous work with the Friendship Centre Movement, urban Indigenous peoples or research project evaluations if any.
  • Statement of Indigenous ownership or control.

8.            Closing Date/Time:

The closing date for this RFP is August 28th, 2020. 

Submissions for and questions pertaining to this RFP may be directed in writing by e-mail to:

shafez@nafc.ca and gmushyirahamwe@nafc.ca

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Demande de propositions
Réseau des connaissances des Autochtones en milieu urbain
Évaluation externe

1.            Contexte de l’organisation

Le réseau des connaissance des Autochtones en milieu urbain (RCAU) est un réseau de recherche basé sur la communauté, axé sur les préoccupations autochtones urbaines. Notre but est de contribuer à une meilleure qualité de vie pour les Autochtones vivant dans les villes en comblant les lacunes actuelles constatées dans les connaissances au niveau de la recherche, des politiques publiques et des programmes autochtones urbains. Le RCAU constitue un réseau national interdisciplinaire incluant des universités, la communauté et des partenaires gouvernementaux, en vue de la recherche, de bourses d’étude et de mobilisation des connaissances.

Le réseau national du RCAU offre différents types de partenariats en développant de solides relations au niveau de la recherche par le biais d’un processus propulsé par la communauté.  Notre gouvernance rassemble des communautés autochtones, des théoriciens, des gouvernements et autres intervenants, travaillant tous à créer, mobiliser et transférer les connaissances.

Le RCAU en est venu à inclure plus de 80 partenaires officiels, incluant 80 projets de recherche régionaux qui sont financés. Une des priorités du RCAU est d’assurer la formation de théoriciens nouveaux et émergents, et plus particulièrement des théoriciens autochtones. Jusqu’à présent, 30 étudiants diplômés et de premier cycle y ont contribué à différents titres. Le RCAU soutient aussi les communautés dans la construction de leur propre capacité de recherche par le biais de ce processus. Alors que nous allons de l’avant, nous attendons avec impatience des opportunités nous permettant d’élargir notre réseau.

2.            Sommaire du projet

Le RCAU requiert les services d’une firme ou d’un.e consultant.e en évaluation, de préférence d’appartenance autochtone ou ayant des employés autochtones dans des postes clés, pour travailler avec le RCAU existant dans le développement et mise en œuvre d’une évaluation de sa recherche, sa structure de gouvernance, ainsi que l’efficacité et les réussites globales du réseau.

L’évaluation exigera la collecte de données à la fois qualitatives et quantitatives provenant de sources variées et en utilisant des méthodes incluant sans s’y limiter des données de programmes existantes, des entrevues avec des informateurs clés, des groupes de discussion, des sondages, des témoignages et des stratégies de mobilisation communautaire.

3.            Exigences du projet

Le ou la candidat.e retenu.e s’inspirera d’expertise à l’interne, de connaissances collectives, de littérature, ainsi que de lignes directrices et exigences en matière de rapport afin de déterminer les indicateurs normalisés communs qui pourraient avoir une portée significative dans un contexte à la fois régional et local.

3.1       Composantes de l’évaluation

L’évaluation comportera plusieurs composantes ayant recours à diverses méthodologies qualitatives et quantitatives. La composante processus fera une évaluation du RCAU de façon globale. La composante itérative comprendra un rapport annuel et l’identification de pratiques éclairées et des enjeux, ainsi que les recommandations pour traiter ces enjeux. La composante formative étudiera le développement du RCAU et sa gouvernance. La dernière composante se veut sommative, aboutissant au rapport final.

3.2       Méthodologies quantitatives

Le RCAU fait la collecte de données variées dans le contexte du processus de rapport existant et ces données sont utilisées comme source d’information principale pour quantifier les réussites du Réseau à l’échelle locale. En plus de bien saisir le RCAU au cours d’une année donnée, cela offre l’opportunité de mesurer les augmentations et les diminutions de participation au Réseau et les résultats qui en découlent. L’utilisation de données existantes réduit aussi le coût de faire effectuer une évaluation par un tiers puisque ce travail peut se faire par le personnel RCAU en place.

3.3       Méthodologies qualitatives

L’inclusion de données qualitatives dans l’évaluation est essentielle pour assurer une contextualisation appropriée des réussites et enjeux du programme. Les données qualitatives fournissent des opportunités pour mieux comprendre les impacts du réseau, pour identifier et traiter les enjeux du Réseau et adopter des mesures d’assurance qualité, et cela garantit la participation de la communauté dans le processus d’évaluation.

Des documents justificatifs détenues par le RCAU seront fournis à la firme/le ou la consultant.e retenu.e. La firme/le ou la consultant.e pourrait devoir effectuer de la recherche indépendante pour de la documentation supplémentaire.

4.            Livrables du projet

Les livrables incluent :

  • Un plan de travail pour l’évaluation, incluant échéancier et budget, élaboré en partenariat avec le RCAU conformément aux manières autochtones de savoir et de faire, qui utilisent des méthodologies incorporant le renforcement des capacités et du soutien, et faisant preuve de souplesse pour assurer la compatibilité avec les divers niveaux de capacité existants dans le Réseau;
  • Un cadre d’évaluation qui comprend les buts et objectifs, et qui identifie les relations entre les facteurs déterminants des activités du Réseau, ainsi que les éléments à l’interne et à l’externe qui pourraient potentiellement avoir des répercussions sur la réussite du Réseau;
  • Une approche participative pour déterminer les indicateurs qualitatifs et quantitatifs pour chaque partie impliquée dans la mise en œuvre de la recherche et des activités du Réseau à l’échelle du pays;
  • Une méthodologie / un processus pour analyse et interprétation conjointes des données;
  • Plan de communications (recrutement, distribution, etc.);
  • Protocoles éthiques (i.e., consentement éclairé, enjeux de confidentialité, propriété des données, etc.);
  • Calendrier d'entrevues auprès d’informateurs clés, questionnaires, méthodes d’analyse des données;
  • Ébauche d’un rapport; et
  • Rapport final

5.            Expérience et qualifications de l’agent contractuel

Les candidats.es doivent faire preuve d’une connaissance approfondie de :

  • Les enjeux uniques et divers en lien avec les populations autochtones, les communautés et les organisations en milieu urbain, incluant mais sans s’y limiter, les impacts continus de la colonisation et ceux reliés aux sexe, genre, âge, identité et emplacement géographique;
  • L’importance de l’éthique de la recherche et d’approches adaptées à la culture lorsqu’on travaille auprès des communautés et peuples autochtones.

De plus, les candidats.es doivent fournir une description de :

  • Leur connaissance des approches autochtones en évaluation et leur expérience avec celles-ci;
  • Une expérience de travail confirmée auprès des communautés autochtones en évaluation de programmes;
  • Des expériences en recherches et en évaluation de réseaux dans les secteurs universitaire, gouvernemental et public;

Une expérience de travail avec le Mouvement des Centres d’amitié sera considérée comme un atout.

6.         Paramètres du contrat

6.1       Valeur

Les candidats.es enverront une soumission pour le travail tel que décrit, incluant tous les taxes et frais, mais excluant tout déplacement pouvant être nécessaire. Le RCAU n’assume aucune responsabilité pour toute entente conclue avec un tiers par la firme/consultant.e retenu.e. Le RCAU se réserve le droit de choisir le.la candidat.e qui servira au mieux les besoins de l’organisation, et non nécessairement la soumission la plus basse.

6.2         Date limite

Le rapport final doit être remis le 27 novembre 2020. Toutefois, en raison des circonstances actuelles, la date de soumission peut faire l’objet d’un changement.
 

6.3.         Lieu de travail

L’agent contractuel devra travailler à partir de son lieu de travail habituel et fournir ses propres équipements et infrastructures de travail pour compléter le travail exigé dans le cadre de ce projet, incluant bureau, ordinateur/portable, téléphone/cellulaire/télécopieur, imprimante, accès Internet et tout autre matériel nécessaire pour mener à terme ce projet.

6.4.         Propriété intellectuelle

Tous les renseignements, documents et ressources documentaires élaborés dans le cadre de ce contrat et du travail en lien avec ce projet demeureront la propriété intellectuelle du RCAU.

6.5.      Responsabilités

Le RCAU fournira à l’agent contractuel tout le matériel de base, ainsi que tout autre matériel et information nécessaires afin de compléter les livrables du projet.

L’agent contractuel fournira du personnel de soutien pendant toutes les étapes de ce contrat et projet, pour offrir une orientation et des objectifs clairs.

L’agent contractuel fournira des mises à jour sur l'état d'avancement du projet au fur et à mesure que les livrables sont complétés et à la demande du RCAU.

6.6         Exigences envers l’agent contractuel

L’agent contractuel devra mener à terme toutes les activités et tous les livrables du projet tels que décrits dans cette DP et à la satisfaction du RCAU.

L’agent contractuel devra s’orienter selon la direction et la rétroaction fournies par le RCAU afin de compléter les livrables du projet.

6.7.         Modalités de paiement

Le paiement sera effectué par Trent University pour le RCAU à la réception d’une facture de l’agent contractuel à la suite de l’exécution réussie des livrables du projet.

7.            Exigences relatives à une soumission pour cette demande de propositions

Les personnes ou les firmes intéressées à offrir leurs services pour cette demande de propositions doivent fournir au RCAU ce qui suit :

  • Une proposition détaillée incluant devis, méthodologie, approche générale proposée et échéancier;
  • Les candidats.es démontreront comment leurs expériences et qualifications répondent aux besoins de cette demande de propositions.
  • Toutes considérations éthiques dans leurs propositions ainsi que les risques potentiels et comment ils atténueront ces risques;
  • De courtes biographies de tous les membres de l’équipe proposés;
  • Une liste de trois (3) références en lien avec un travail précédent complété;
  • Des exemples de travail précédent en lien avec le Mouvement des centres d’amitié, des Autochtones en milieu urbain ou des évaluations de projet de recherche, le cas échéant.
  • Énoncé de propriété ou contrôle autochtones.

8.            Date/heure de clôture :

La date limite pour cette DP est le 28 aout 2020. Les soumissions et les questions relatives à cette DP peuvent être adressées par écrit par courrier électronique à:

gmushyirahamwe@nafc.ca et shafez@nafc.ca .

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How to Apply