Project Coordinator - Centre of Excellence - PTSD

Jan 25, 2021
Across Canada

ORGANIZATIONAL BACKGROUND

Funded by Veterans Affairs Canada, the Centre of Excellence on Post-Traumatic Stress Disorder (PTSD) and Related Mental Health Conditions (the Centre) was established in 2019 to provide better access to information, research, tools and expertise on post-traumatic stress disorder and related mental health problems and illnesses. The Centre builds strong community networks to create the best possible supports and services for Veterans, first responders, and their families. We bring people together, take what we all know about PTSD and mental health conditions and how to treat them, widely share that information, and ensure our collective knowledge is reflected in the work we do. Our work focuses on a cycle of knowledge, practice, and policy, built upon a foundation of collective action. Our partnerships with Veterans and their families, service providers, and researchers take a Veteran-centred approach to respect the power and wisdom of lived and living experience. Our work is only as strong as our network, which helps guide and co-create what we do.

First responders, their families and other Canadians living with and affected by PTSD or a related mental health problem will also benefit from the information and knowledge developed at the Centre.

POSITION OVERVIEW

The Centre is seeking a Project Coordinator who will report to the Director of Organizational Integration. The successful candidate will be responsible for coordinating the daily tasks of projects from inception through to execution in accordance with project objectives, stated deliverables and timelines. This includes coordinating cross functional teams, ensuring top-notch project management and applying disciplined processes to ensure successful outcomes.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

  • Oversee and coordinate the execution of multiple and diverse projects across our Communications, Digital Marketing and Media, Stakeholder Engagement and Partnerships, Research, and Knowledge Mobilization teams
  • Work with multiple internal teams to ensure cross-functional coordination of goals, milestones and activities to ensure the timely completion of all projects and deliverables.
  • Identify the processes required to achieve required timelines and deliverables for each phase of execution
  • Create detailed project work plans and track progress using project management tools and software
  • Lead internal and external projects, with responsibilities including:
    • Schedule Management – Directs project planning and schedules projects - as per the project objectives as defined by the appropriate team member, while managing dependencies across teams. Ensures that project timelines are established through a work plan. Establishes schedules and milestones, manages project scope and timelines, and inputs from all.
    • Risk Management – Tracking of overall project risks and risk mitigation strategies and assists with problem resolution or risk mitigation as needed.
    • Communication management – Plan and coordinate virtual and in-person project team meetings. Prepare meeting documents and reports for project teams.
    • Change Management – Accountable for the efficient and timely management and tracking of the all project changes. Implements project changes and interventions to achieve project outputs.
    • Process Management – Participates in standardizing best practices for project delivery, being the focal point, and ensuring overall project health.
    • Reporting - Constantly monitors and reports on progress of the project to all stakeholders: Project status, milestone and deliverable completion. Create project status and communication materials for project teams and National Manager of Projects and Integration. Prepares and assists with project reporting for funders, partners and stakeholders
  • Other tasks as identified by the National Manager of Projects and Integration

SKILLS AND ATTRIBUTES

  • Exceptional organizational skills and time management skills.
  • Persistent and passionate with an ability to drive issues to resolution.
  • Ability to multi-task with high volume output; results oriented.
  • Collaborative team player with strong interpersonal skills.
  • A self-starter; ability to work with minimal supervision and to ask for help when needed
  • Strong facilitation, negotiation, and communication skills.
  • Ability to manage multi-disciplinary teams and multiple projects.
  • Quick learner; able to pick up new concepts and technologies quickly.
  • Strong attention to detail.
  • Ability to exercise good judgement and to demonstrate initiative.
  • Demonstrable success working in constantly changing and results-oriented environments and on interdisciplinary teams.
  • Superior writing ability and the capacity to communicate effectively for a variety of audiences.

 QUALIFICATIONS

  • Bachelor’s degree and a minimum of three years’ experience in project coordination, management or a related field.
  • Proficient in using project management techniques.
  • Critical skills including: problem solving, decision-making, communication, team building, risk and change management, and conflict management and resolution.
  • Strong relationship building and team mobilization.
  • Demonstrated skill in coordinating various project timelines.
  • Fluency in French and English will be considered an asset.
  • Multidisciplinary project coordination/management experience would be an asset.
  • Familiarity and background working with military veterans and family members would also be considered an asset.

The Centre of Excellence on PTSD is committed to principles of equity and inclusion. We strive to create a workplace that reflects the communities we serve and where everyone feels safe and empowered. We will be prioritizing applications from individuals with diverse backgrounds, including First Nations, Inuit, and Métis, racialized populations, veterans, 2SLGBTQ+, people with lived-experience, and family members of people with lived experience.
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CONTEXTE ORGANISATIONEL

Financé par le ministère des Anciens Combattants, le Centre d’excellence sur le trouble de stress post-traumatique (TSPT) et les états de santé mentale connexes (le Centre) a été créé en 2019 pour fournir un meilleur accès à l'information, à la recherche, aux outils et à l'expertise sur le trouble de stress post-traumatique et les problèmes de santé mentale et maladies connexes. Le Centre met en place des réseaux communautaires solides afin de créer les meilleurs soutiens et services possibles pour les anciens combattants, les premiers intervenants et leurs familles. Nous regroupons les gens, prenons ce que nous savons tous sur le TSPT et les problèmes de santé mentale et sur la façon de les traiter, nous partageons ces informations à grande échelle et nous veillons à ce que nos connaissances collectives se reflètent dans le travail que nous faisons. Notre travail se concentre sur un cycle de connaissances, de pratiques et de politiques, fondé sur une base d'action collective. Nos partenariats avec les anciens combattants et leurs familles, les prestataires de services et les chercheurs adoptent une approche centrée sur les anciens combattants afin de respecter la puissance et la sagesse de l'expérience vécue et de la vie. Notre travail n'a de valeur que si notre réseau, qui nous aide à guider et à co-créer ce que nous faisons, est solide.

Les premiers répondants, leurs familles et les autres Canadiens vivant avec et affectés par le TSPT ou un problème de santé mentale connexe bénéficieront également des informations et des connaissances développées au sein du Centre.

APERÇU DU POSTE

Le Centre est à la recherche d’un(e) coordinateur (trice) qui relèvera de la directrice de l'intégration organisationnelle. Le candidat retenu sera responsable de la coordination des tâches quotidiennes des projets depuis leur lancement jusqu'à leur exécution, conformément aux objectifs du projet, aux produits livrables et aux délais fixés. Il devra notamment coordonner les équipes interfonctionnelles, assurer une gestion de projet de premier ordre et appliquer des processus disciplinés pour garantir des résultats satisfaisants.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

  • Superviser et coordonner l'exécution de projets multiples et divers au sein de nos équipes chargées des communications, du marketing et des médias numériques, de l'engagement des parties prenantes et des partenariats, de la recherche et de la mobilisation des connaissances
  • Travailler avec plusieurs équipes internes pour assurer la coordination interfonctionnelle des objectifs, des étapes et des activités afin de garantir l'achèvement en temps voulu de tous les projets et produits livrables.
  • Identifier les processus nécessaires pour respecter les délais et les produits livrables requis pour chaque phase d'exécution
  • Créer des plans de travail détaillés pour les projets et suivre les progrès réalisés à l'aide d'outils et de logiciels de gestion de projets
  • Diriger des projets internes et externes, comportant les responsabilités suivantes:
    • Gestion du calendrier – Diriger la planification et la programmation des projets - selon les objectifs du projet tels que définis par le membre de l'équipe approprié, tout en gérant les dépendances entre les équipes. Veiller à ce que le calendrier du projet soit établi au moyen d'un plan de travail. Établir les calendriers et les étapes, gérer la portée et le calendrier du projet, ainsi que les contributions de tous les membres de l'équipe
    • Gestion de risques – Suivi des risques globaux du projet et des stratégies d'atténuation des risques et aide à la résolution des problèmes ou à l'atténuation des risques, le cas échéant.
    • Gestion des communications – Planifier et coordonner les réunions virtuelles et en personne de l'équipe de projet. Préparer les documents et rapports de réunion pour les équipes de projet.
    • Gestion du changement – Responsable de la gestion et du suivi efficaces et opportuns de toutes les modifications apportées au projet. Met en œuvre les changements et les interventions du projet pour réaliser les résultats attendus du projet.
    • Gestion des processus – Participe à la normalisation des meilleures pratiques pour l'exécution des projets, en étant le point focal et en assurant la santé globale du projet.
    • Faire rapport - Suivre en permanence l'évolution du projet et en rendre compte à toutes les parties prenantes : État d'avancement du projet, étape et achèvement des produits livrables. Créer des documents sur l'état d'avancement du projet et des matériels de communication pour les équipes de projet et le gestionnaire national des projets et de l'intégration. Prépare et aide à la rédaction des rapports de projet pour les bailleurs de fonds, les partenaires et les parties prenantes.
  • Autres tâches identifiées par le gestionnaire national des projets et de l'intégration.

COMPÉTENCES ET ATTRIBUTS

  • Des compétences organisationnelles et des capacités de gestion du temps exceptionnelles.
  • Persistant et passionné avec une capacité à mener les problèmes à leur résolution.
  • Aptitude à mener plusieurs tâches de front avec un volume de production élevé ; orienté vers les résultats.
  • Esprit d'équipe et beaucoup d'entregent.
  • Autonome ; capacité à travailler avec un minimum de supervision et à demander de l'aide en cas de besoin.
  • De solides compétences en matière de facilitation, de négociation et de communication.
  • Capacité à gérer des équipes pluridisciplinaires et des projets multiples.
  • Apprentissage rapide ; capacité à assimiler rapidement de nouveaux concepts et de nouvelles technologies.
  • Grande attention aux détails.
  • Capacité à exercer un bon jugement et à faire preuve d'initiative.
  • Réussite reconnue à travailler dans des environnements en constante évolution et axés sur les résultats et au sein d'équipes interdisciplinaires.
  • Aptitude supérieure à la rédaction et capacité à communiquer efficacement pour des publics variés.

QUALIFICATIONS

  • Baccalauréat et un minimum de trois ans d'expérience dans la coordination et la gestion de projets ou dans un domaine connexe.
  • Maîtrise des techniques de gestion de projet.
  • Compétences essentielles : résolution de problèmes, prise de décision, communication, constitution d'équipes, gestion des risques et du changement, gestion et résolution des conflits.
  • Forte capacité à établir des relations et à mobiliser des équipes.
  • Aptitude reconnue à coordonner divers calendriers de projets.
  • La maîtrise du français et de l'anglais sera considérée comme un atout.
  • Une expérience multidisciplinaire de la coordination/gestion de projets sera également considérée comme un atout.
  • La connaissance et l'expérience du travail avec les anciens combattants et les membres de leur famille sont également considérées comme un atout..

Le Centre d'excellence sur le TSPT souscrit aux principes d'équité et d'inclusion. Nous nous efforçons de créer un lieu de travail qui reflète les communautés que nous servons et où chacun se sent en sécurité et responsabilisé. Nous donnerons la priorité aux demandes émanant de personnes d'origines diverses, notamment des Premières Nations, des Inuits et des Métis, des populations racisées, des anciens combattants, des LGBTQIA2S+, des personnes ayant vécu l’expérience eux-mêmes et des membres de la famille de personnes ayant vécu l’expérience eux-mêmes.

Posted on behalf of The Centre of Excellence - PTSD.  Please note that The Royal Ottawa Health Care Group is not the employer.

Application deadline: January 24, 2021

This job is from CharityVillage
How to Apply