Program/Administrative Assistant - Manitoulin Northshore Victim Services

Mar 19, 2021
Little Current, Ontario

The Program/Administrative Assistant will be expected to work independently, responding to general inquiries, client referrals and performing office related duties. The Program/Administrative Assistant will work both remotely and, in the office, in keeping with COVID-19 protocols for maintaining a safe workplace.

This full-time, contract, position will be required to work out of our Little Current office and/or any satellite office within our catchment area, as well as remotely, in keeping with COVID-19 safety protocols.

(SUBSTANTIAL AMOUNT OF TRAVEL WITHIN ONTARIO REQUIRED)

Position Requirements:

  • Education/experience in office administration, social sciences and/or related field, an asset.
  • Mature, responsible, and superb organizational skills
  • Excellent verbal and written communication skills
  • Ability or experience dealing with crisis situations.
  • Knowledgeable of office procedures
  • Strong computer skills, including knowledge of Microsoft Word, Excel, PowerPoint and database software. 
  • Experience with website content development, design, and maintenance
  • High attention to detail and demonstrated accuracy in work.
  • Ability to work independently as well as part of a team, in close quarters, in a police environment
  • Flexible hours – willing to work some evenings and weekends.
  • Bilingual (French/English), an asset
  • This position requires a criminal reference check, a valid driver’s licence, and access to a vehicle.
  • Completion of 40-hour Victim Services training, will be required.

Primary Functions:                                                         

  • Reporting to the Executive Director, the position will provide program and administrative assistance to the Executive Director and Program/Anti-Human Trafficking Coordinator
  • Collection and distribution of program statistics
  • Preparing a variety of electronic documents, such as: team leader minutes, committee minutes, correspondence, memo’s, etc.
  • Share in answering organization main phone line; including responding to referrals and crisis calls and completing all associated documentation.
  • Website and social media management, including content management, under the direction of the Executive Director. 
  • Other duties as assigned.

Please submit applications to:

Tanya Wall

Executive Director

Manitoulin Northshore Victim Services

54 Boosneck Road, Unit 101

P.O. Box 702

Little Current, ON

P0P 1K0

mnvs@vianet.ca

DEADLINE FOR SUBMISSIONS IS Friday, March 19, 2021, AT 4:00 PM

La personne retenue pour ce poste à temps plein, contractuel, devra travailler à partir de notre bureau de Little Current et/ou de tout bureau satellite dans la zone que nous desservons, ainsi qu’à distance, conformément aux protocoles de sécurité de la COVID-19.

(CE POSTE EXIGE UN NOMBRE IMPORTANT DE DÉPLACEMENTS À L’INTÉRIEUR DE LA PROVINCE DE L’ONTARIO)

Exigences du poste :

  • Formation ou expérience en administration de bureau, en sciences sociales ou dans un domaine connexe, serait un atout.
  • Personne mature et responsable avec des compétences solides en organisation.
  • Excellentes compétences de communication tant à l’oral qu’à l’écrit.
  • Capacité ou expérience de la gestion de situations de crise.
  • Connaissance des procédures de bureau.
  • Solides compétences en informatique, y compris des connaissances de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et des logiciels de base de données. 
  • Expérience du développement, de la conception et de la gestion de contenu Web.
  • Grand souci du détail et précision démontrée dans le travail.
  • Capacité à travailler de façon autonome et au sein d’une équipe, en étroite collaboration, et dans un environnement policier.
  • Horaire flexible – être disposé à travailler certains soirs et certaines fins de semaine.
  • Bilinguisme (français/anglais), serait un atout.
  • Ce poste exige une vérification du casier judiciaire, un permis de conduire valide et l’accès à un véhicule.
  • Une formation de 40 heures sur les services aux victimes sera exigée.

Tâches principales :                                                       

  • Sous l’autorité de la directrice générale, le titulaire du poste fournira de l’aide en matière de programmes et d’administration à la directrice générale et à la coordonnatrice de programmes et de la lutte contre la traite de personnes.
  • Recueillir et distribuer les statistiques sur les programmes.
  • Préparer divers documents électroniques, comme les procès-verbaux des chefs d’équipe et des comités, la correspondance, les notes de service, etc.
  • Répondre à la ligne téléphonique principale de l’organisation, notamment répondre aux renvois et aux appels de crise et remplir tous les documents connexes.
  • Gérer le site Web et les médias sociaux, y compris la gestion du contenu, sous la direction de la directrice générale. 
  • Autres tâches assignées.

Please submit applications to:

Tanya Wall

Executive Director

Manitoulin Northshore Victim Services

54 Boosneck Road, Unit 101

P.O. Box 702

Little Current, ON

P0P 1K0

mnvs@vianet.ca

LA DATE LIMITE POUR POSTULER EST le vendredi 19 mars 2021, à 16 h.

 

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