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Payroll Clerk / Commis à la paie - Archdiocese of Ottawa-Cornwall / Archidiocèse d’Ottawa-Cornwall

Apr 14, 2021
Ottawa (Alta Vista), Ontario

Payroll Clerk

The Archdiocese of Ottawa-Cornwall is currently recruiting a part-time Payroll Clerk to take over payroll for the Ottawa Office. This position requires someone who is accurate, precise, trustworthy and can multi-task when required. We process payroll for about 130 individuals in the Ottawa area. Consequently, we are looking for an experienced professional who understands the unique factors involved in processing payroll for multiple locations. Since we are a small organization, however, we also need someone who can lend his or her skills to other tasks when the opportunity arises. We are currently using Nethris for payroll.

 

JOB DESCRIPTION

  • Collect banking information for direct deposit setup and initiate deposits on paydays;
  • Verify timekeeping records and consult managers about any discrepancies;
  • Record payroll data in the payroll software and verify all amounts prior to committing payroll;
  • Be familiar with and keep current with the taxation of salaries, benefits and other factors;
  • Alter employee tax status as needed as well as any information about withholding;
  • Change employee banking records when necessary to process payments accurately;
  • Record employee complaints, questions and concerns about payroll services and communicate those issues to the CFO;
  • Process and monitor garnishment orders and other issues that impact payroll specifications;
  • Maintain and document all payroll records;
  • Respond to employee inquiries regarding payroll issues or concerns;
  • Perform other related accounting tasks as required.

 

REQUIREMENTS

  • Degree or diploma in finance, accounting, or a related field;
  • Member of the Canadian Payroll Association (an asset);
  • Minimum one year payroll experience;
  • Bilingual (an asset);
  • Ability to process basic to intermediate functions and formulas in Microsoft Excel;
  • Strong attention to detail required;
  • Previous experience with Nethris will be considered an asset;
  • Demonstrate time management skills;
  • Ability to prioritize and manage conflicting demands;
  • High level of integrity and excellent work ethic;
  • Ability to work individually and as part of a team.

 

WORK SCHEDULE

  • 15 hours per week;
  • Monday and Tuesday;
  • 8:30AM to 4:30PM

 

WORK CONDITIONS AND LOCATION

  • Interaction with staff;
  • Extended periods of sitting;
  • Working in an office environment in individual office (essential personnel);
  • 1244 Kilborn Place, Ottawa, ON, K1H 6L1.

 

WHAT WE OFFER

  • Part-time position;
  • Overtime is paid or compensated upon prior approval;
  • Casual work environment;
  • Free parking;
  • Two-week closure for Christmas celebrations.

 

APPLICATION

Send letter and resume to: yjeanjoseph@archottawa.ca

 

Application deadline

April 14, 2021

 

NOTES

  • Under section 24(1)(a) of the Ontario Human Rights Code, the Archdiocese of Ottawa-Cornwall has the right to give preference in employment to Roman Catholic applicants.
  • The Archdiocese of Ottawa-Cornwall will contact only candidates who are selected for further review.

 

Commis à la paie

L'Archidiocèse d'Ottawa-Cornwall recrute actuellement un(e) Commis à la paie à temps partiel pour prendre en charge la paie du bureau d'Ottawa. Ce poste exige une personne qui est minutieuse, précise, digne de confiance et qui peut accomplir plusieurs tâches à la fois au besoin. Nous traitons la paie d'environ 130 personnes dans la région d'Ottawa. Par conséquent, nous sommes à la recherche d'un professionnel expérimenté qui comprend les facteurs uniques liés au traitement de la paie pour plusieurs sites. Toutefois, comme nous sommes une petite organisation, nous avons aussi besoin d'une personne qui peut prêter ses compétences à d'autres tâches lorsque l'occasion se présente. Nous utilisons actuellement Nethris pour la paie.

 

DESCRIPTION DE POSTE

  • Recueillir les informations bancaires pour la mise en place du dépôt direct et initier les dépôts les jours de paie ;
  • Vérifier les registres de temps et consulter les gestionnaires au sujet de toute divergence ;
  • Enregistrer les données dans le logiciel de paie et vérifier tous les montants avant de valider la paie ;
  • Connaître et se tenir au courant de l'imposition des salaires, des avantages sociaux et d'autres facteurs ;
  • Modifier le statut fiscal des employés au besoin ainsi que toute information sur les retenues ;
  • Modifier les dossiers bancaires des employés lorsque cela est nécessaire pour traiter les paiements avec précision ;
  • Enregistrer les plaintes, les questions et les préoccupations des employés concernant les services de paie et communiquer ces problèmes au directeur financier ;
  • Traiter et surveiller les ordonnances de saisie-arrêt et autres questions qui ont un impact sur les spécifications de la paie ;
  • Maintenir et documenter tous les dossiers de paie ;
  • Répondre aux demandes de renseignements des employés concernant les questions ou les préoccupations relatives à la paie ;
  • Effectuer d'autres tâches connexes, selon les besoins.

 

EXIGENCES

  • Diplôme en finance, en comptabilité ou dans un domaine connexe ;
  • Membre de l'Association canadienne de la paie (un atout) ;
  • Minimum d'un an d'expérience en paie ;
  • Bilingue (un atout) ;
  • Capacité de traiter des fonctions et des formules de base à intermédiaires dans Microsoft Excel ;
  • Forte attention aux détails requise ;
  • Expérience antérieure avec Nethris (un atout) ;
  • Démontrer des compétences en gestion du temps ;
  • Capacité à établir des priorités et à gérer des demandes contradictoires ;
  • Haut niveau d'intégrité et excellente éthique de travail ;
  • Capacité à travailler individuellement et en équipe.

 

HORAIRE DE TRAVAIL

  • 15 heures par semaine;
  • Lundi et mardi;
  • De 8:30 h à 16:30 h.

 

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Interaction avec le personnel;
  • Périodes assises prolongées;
  • Travail dans un environnement de bureau avec des postes de travail individuels (personnel essentiel);
  • 1244 Place Kilborn, Ottawa, ON, K1H 6L1.

 

CE QUE NOUS OFFRONS

  • Emploi à temps partiel;
  • Les heures supplémentaires sont payées ou rémunérées sur approbation préalable;
  • Environnement de travail décontracté;
  • Stationnement gratuit;
  • Fermeture de deux semaines pour les célébrations de Noël.

 

DEMANDE D’EMPLOI

Envoyez votre lettre et votre curriculum vitae à: yjeanjoseph@archottawa.ca

 

DATE LIMITE POUR SOUMETTRE LA DEMANDE D’EMPLOI

Le 14 avril 2021

 

NOTES

  • En vertu du paragraphe 24(1)(a) du Code des droits de la personne de l’Ontario, l’Archidiocèse d’Ottawa-Cornwall a le droit de préférer, en matière d’emploi, des candidates et candidats catholiques romains.
  • L’Archidiocèse d’Ottawa-Cornwall ne communiquera qu’avec les personnes dont la candidature est retenue.
     
This job is from CharityVillage