Human Resources Administrative Assistant - Staffing/ Adjointe administrative ou adjoint administratif, Ressources humaines - Dotation - Public Service Alliance of Canada / Alliance de la fonction publique du Canada

Sep 26, 2020
Ottawa, Ontario

Competition Number: 9310-0039A-020

Branch/Section: Human Resources and Information Management Branch/Human Resources

Employment Type: Term – up to 4 (four) months

Position linguistic designation: Bilingual (English, French)

Position global linguistic level: Second language CEFR level: B2

Classification: Band 6

Salary: $57,802 – $65,054, plus $1,486.43, bilingual allowance (Expired salary)

Group: Excluded

Purpose of Position

Under the direction of the Coordinator of Human Resources and the Senior Human Resources Advisors as team leaders, the position assists in delivering administrative and secretarial services related to operational human resources functions to management and employees of the PSAC and its Components and PSAC Holdings Ltd. such as staffing and internal programs, labour relations, compensation, human resources information systems implementation and general human resources administration and services.

Support to staffing and internal programs by:

  • Assisting with the staffing process by preparing advertisement and posting of job vacancies in newspapers, on the PSAC web site and any other sources;
  • Preparing screening files, scheduling candidates’ testing and interviews, preparing interviewing kits for selection board members;
  • Administering written exams by providing directives to candidates, overseeing exam if required.

Qualifications

Education and Experience:

  • Recruitment experience preferred.

Knowledge:

  • The position requires general administrative and secretarial knowledge and ability associated with successful completion of business and/or secretarial training, or equivalent, normally acquired through several years of experience in providing secretarial and administrative services relevant to the duties of the position for a mid-size organization of unionized employees;
  • Strong knowledge of filing systems, both manual and computerized;
  • General knowledge of the PSAC and its role in the labour community.

Abilities:

  • Ability to prepare draft letters and effectively type, transcribe and edit documents;
  • Proficiency in the use of a personal computer, demonstrated experience and ability to work with word processing, databases and spreadsheet software at an intermediate to advance level and experience with an e‑mail software;
  • Demonstrated ability working with human resources information systems;
  • Ability to apply various policies and collective agreements pertaining to the position’s responsibilities;
  • Second language skills as per the Common European Framework of Reference for Languages (CEFR) level indicated above;
  • Ability to independently organize, plan and determine work priorities to meet strict deadlines, in an environment with multiple and competing priorities;
  • Ability and willingness to contribute effectively in a team environment.

Personal suitability:

  • Good judgment in dealing with sensitive and confidential information in a diplomatic, professional and tactful manner;
  • Understanding and commitment to union principles, equity and social justice issues.

A detailed job description is available on our website: http://psacunion.ca/jobs-psac or on the attached document

How to apply

Internal applicants should submit their résumé online through the intranet.

Indeterminate PSAC employees who meet all the qualifications of this position can request a transfer in accordance to the relevant collective agreement by sending a written request to the Human Resources Section on or before the closing date.

Members of PSAC should provide their membership number in order to be considered in the membership level of the competition.

To apply online please visit: psacunion.ca/jobs-psac. Please submit your résumé stating how your knowledge, skills and abilities relate to the qualifications of the position.

Note

The Public Service Alliance of Canada is committed to achieving and maintaining a representative workforce that ensures the full participation and advancement of traditionally under-represented groups. Applications are encouraged from equity groups including women, racially visible persons, Indigenous peoples, persons with disabilities, lesbian, gay, bisexual, transgender, queer/questioning, and two-spirited (LGBTQ2+) persons.

Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. For accommodation needs or to obtain a copy of the documents in alternate format, please email hractionrh@psac-afpc.com.

Please note that if you are found unqualified at any step of this competition (i.e. written exam, interview and/or exercise) you will need to wait 180 calendar days from the date of Human Resources’ written notification of being found unqualified before you will be screened-in to a competition for a similar position.

------------------------------------------------------------

Numéro de concours : 9310-0039A-020

Direction/Section : Direction, Ressources humaines et gestion de l'information, Section des ressources humaines

Type d'emploi : Durée déterminée - jusqu’à quatre (4) mois

Désignation linguistique du poste : Bilingue (anglais, français)

Niveau linguistique global du poste : Niveau de langue seconde d’après le CECR : B2

Classification : Niveau 6

Salaire : 57 802 $ - 65 054 $, plus 1 486.43 $, prime de bilinguisme (salaire expire)

Groupe :Exclu

Fonctions

Sous la direction de la coordonnatrice ou du coordonnateur des Ressources humaines et des conseillères et conseillers principaux aux ressources humaines comme chefs d’équipe, la ou le titulaire aide à offrir à la direction et au personnel de l’AFPC, à ses Éléments et à Placements AFPC ltée des services administratifs et de secrétariat liés aux fonctions de la Section, par exemple la dotation, les programmes internes, les relations de travail, la rémunération, la mise en place de systèmes d’information sur les ressources humaines et l’administration et les services généraux concernant les ressources humaines.

Offrir un soutien à la dotation et aux programmes internes :

  • Facilite la dotation en préparant des avis de concours et en les faisant paraître dans les journaux, sur le site Web de l’AFPC et dans d’autres médias ;
  • Préparer les dossiers de présélection, établir le calendrier des examens et des entrevues et préparer des dossiers d’entrevue pour les comités de sélection ;
  • Faire passer les examens écrits en donnant des directives aux candidates ou candidats et surveiller les examens au besoin.

Qualités requises

Éducation et expérience :

  • Expérience dans le domaine de la dotation serait préférable.

Connaissances :

  • Le poste exige des connaissances générales de l’administration et du secrétariat et les compétences associées à une formation réussie en administration ou en secrétariat, ou l’équivalent, habituellement acquises à l’issue de plusieurs années d’expérience en services de secrétariat et d’administration dans un poste de soutien administratif dans une organisation de taille moyenne dont le personnel est syndiqué;
  • Connaissance générale de l’AFPC et de son rôle dans le monde du travail;
  • Bonne connaissance des systèmes de classement manuels et informatisés.

Capacités :

  • Capacité de rédiger des ébauches de lettres et de taper, de transcrire et de réviser efficacement des documents;
  • Maîtrise de l’utilisation d’un ordinateur personnel, expérience de travail avec des logiciels de traitement de texte, de bases de données et de chiffriers à un niveau intermédiaire ou avancé et expérience de l’utilisation d’un logiciel de courriel;
  • Capacité manifeste de travailler avec des systèmes d’information sur les ressources humaines;
  • Capacité d’appliquer diverses politiques et conventions collectives qui touchent les responsabilités du poste;
  • Bonne connaissance des systèmes de classement manuels et informatisés;
  • Compétences en langue seconde selon le niveau du Cadre européen commun de référence pour les langues (CECR) précisé ci-dessus;
  • Capacité à organiser de manière autonome son travail ainsi qu’à planifier et à fixer les priorités de travail afin de respecter des délais rigoureux dans un milieu aux priorités multiples et concurrentes ; 
  • Capacité et volonté de contribuer efficacement au travail d’équipe.

Qualités personnelles :

  • Bon jugement pour traiter des renseignements de nature délicate et confidentielle avec tact et professionnalisme;
  • Compréhension des principes syndicaux, des questions d’équité et de justice sociale et engagement envers ceux-ci.

Une description de travail détaillée peut être obtenue en visitant :syndicatafpc.ca/carrieres-lafpc ou sur le document ci-joint.

Comment postuler

Le personnel à l’interne est prié de soumettre sa demande en ligne via l’intranet de l’AFPC. 

Les membres du personnel de l'AFPC nommés pour une période indéterminée qui répondent aux exigences du poste peuvent demander une mutation conformément à la convention collective pertinente. Cette demande doit être soumise par écrit à la Direction des ressources humaine, au plus tard à la date de clôture.

Les membres de l’AFPC doivent fournir leur numéro de membre pour que leur demande soit acceptée.

Pour postuler en ligne, prière de visiter notre site web : syndicatafpc.ca/carrieres-lafpc et de faire parvenir votre curriculum vitæ indiquant la pertinence de vos connaissances, de vos aptitudes et de vos capacités en regard des exigences du poste.

Remarques

L’Alliance de la Fonction publique du Canada se veut un milieu de travail inclusif et favorise la pleine participation et l’avancement des groupes traditionnellement sous-représentés. Nous encourageons les personnes appartenant aux groupes visés par l’équité en matière d’emploi (femmes, Autochtones, personnes ayant un handicap, personnes racialisées et LGBTQ2+) à soumettre leur candidature.

L’AFPC offre sur demande des mesures d’adaptation aux candidats qui participent au processus de sélection.  Pour obtenir des mesures d’adaptation ou une copie des documents en média substitut, veuillez écrire à hractionrh@psac-afpc.com.

Remarque : Si vous n’obtenez pas la note de passage à l’une des évaluations (p. ex., examen écrit, entrevue ou exercice) ou à l’ensemble du concours, nous observerons une période d’attente de 180 jours civils à compter de la date où nous vous en aviserons avant de considérer votre candidature pour un poste semblable.

This job is from CharityVillage
How to Apply