This job is no longer available.

Finance and Administration Officer - Gloucester Housing Corporation

Oct 04, 2021
Ottawa, Ontario

Reports To:           Finance Manager

About the Organization

Gloucester Housing Corporation (GHC) is the fourth largest provider of social and affordable housing in Ottawa, providing affordable homes to nearly 300 families in six communities in eastern Ottawa. Gloucester Housing Corporation works closely with tenants, community partners, political leaders, service providers, contractors, and others to provide quality affordable housing to its residents.

Summary

The Finance and Administration Officer ensures Gloucester Housing Corporation service standards are met. This position provides financial and administrative support to the organization.

Responsibilities (this is not an exhaustive list)

  • Oversee software implementation and maintenance of housing system (Yardi) and office equipment on site.
  • Assists with accounts receivable/payable for organization
  • Assist Finance Manager with compiling other financial reports.
  • Prepare banking deposits.
  • Prepare monthly rental and maintenance arears reports
  • Prepare Tenant Newsletter, communications, and notices on a regular basis.  Oversee all social media and web site.
  • Triaging all incoming communications to the appropriate personnel for action.
  • Assist Executive Director with administrative duties such as Board correspondence, meeting preparation and reports
  • Update and organize the Board Files with any new documentation.
  • Support logistics of Management Team programs including coordination of meetings, seminars, workshops, special project, outside training and events.
  • Assist with tenant engagement outreach and housing administration support.
  • Performs other duties as requested.

Education and Experience

  • 2 years of post-secondary education
  • Office Administration Certificate would be an asset.
  • 5 years of related work experience in office management
  • Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic requirements
  • Intermediate ability to use Microsoft Office Suite
  • Knowledge of Yardi Voyager is considered an asset
  • Intermediate verbal and written communication in English and French
  • Knowledge of additional languages is considered an asset.

Supervision and Decision-Making

  • Decision-making forms a large part of the performance and impacts the entire function of the organization. Judgement and independent thinking are required for developing solutions.
  • Works independently and must be able to think critically. Methods and procedures are established.
  • Minimal impact if errors are made and can be corrected.
  • Regular use of confidential information.
  • No direct reports for supervision.

Working Environment

  • Interaction with internal colleagues will be respectful and cooperative.
  • Interaction with external contacts could involve dealing with sensitive interpersonal situations, including the de-escalation of potentially difficult situations.
  • Sensitivity to diversity and multiculturalism
  • Periods of moderate physical effort required (for example, sitting, standing, walking, reading and the constant use of a computer and phone screens;
  • Some degree of physical skill and coordination required such as basic keyboarding, good coordination, speed and accuracy

Compensation and Benefits

  • Salary range between $45,000.00 - $50,000.00
  • Health Benefits and RRSP Contributions included

Application deadline:  5:00 p.m. October 4, 2021

Forward resume and cover letter stating your qualifications by email to jobs@gloucesterhousing.ca

 

À propos de l'organisation

Gloucester Housing Corporation est le quatrième plus grand fournisseur de logements sociaux et abordables à Ottawa, offrant des logements abordables à près de 300 familles dans six collectivités de l'est d'Ottawa. Gloucester Housing travaille en étroite collaboration avec les locataires, les partenaires communautaires, les dirigeants politiques, les fournisseurs de services, les entrepreneurs et autres pour fournir des logements abordables de qualité à ses résidents.

Sommaire

L'agent des finances et de l'administration s'assure que les normes de service de Gloucester Housing Corporation sont respectées. Ce poste fournit un soutien financier et administratif à l'organisation.

Responsabilités (liste non exhaustive)

  • Superviser la mise en œuvre du logiciel et la maintenance du système de logement (Yardi) et des équipements de bureau sur site.
  • Aide avec les comptes débiteurs/payables pour l'organisation
  • Assister le directeur financier dans la compilation d'autres rapports financiers.
  • Préparer les dépôts bancaires.
  • Préparer des rapports mensuels sur les zones de location et d'entretien
  • Préparer régulièrement le bulletin des locataires, les communications et les avis. Superviser tous les médias sociaux et le site Web.
  • Trier toutes les communications entrantes au personnel approprié pour action.
  • Assister le directeur exécutif dans les tâches administratives telles que la correspondance du conseil, la préparation des réunions et les rapports
  • Mettre à jour et organiser les dossiers du Conseil avec toute nouvelle documentation.
  • Soutenir la logistique des programmes de l'équipe de gestion, y compris la coordination des réunions, des séminaires, des ateliers, des projets spéciaux, des formations externes et des événements.
  • Aider à la sensibilisation des locataires et au soutien à l'administration du logement.
  • Effectue d'autres tâches sur demande.

Éducation et expérience

  • 2 ans d'études postsecondaires
  • Un certificat en administration de bureau serait un atout.
  • 5 ans d'expérience de travail connexe en gestion de bureau
  • L'expérience et la formation formelle combinées à des performances et des capacités démontrées peuvent se substituer aux exigences académiques stipulées
  • Capacité intermédiaire à utiliser la suite Microsoft Office
  • La connaissance de Yardi Voyager est considérée comme un atout
  • Communication verbale et écrite intermédiaire en anglais et en français
  • La connaissance de langues supplémentaires est considérée comme un atout.

Supervision et prise de décision

  • La prise de décision constitue une grande partie de la performance et impacte l'ensemble de la fonction de l'organisation. Le jugement et la réflexion indépendante sont nécessaires pour développer des solutions.
  • Travaille de façon autonome et doit être capable de penser de manière critique. Des méthodes et des procédures sont établies.
  • Impact minimal si des erreurs sont commises et peuvent être corrigées.
  • Utilisation régulière d'informations confidentielles.
  • Aucun rapport direct pour la supervision.

Environnement de travail

  • L'interaction avec les collègues internes sera respectueuse et coopérative.
  • L'interaction avec des contacts externes pourrait impliquer de gérer des situations interpersonnelles sensibles, y compris la désescalade de situations potentiellement difficiles.
  • Sensibilité à la diversité et au multiculturalisme
  • Périodes d'efforts physiques modérés requises (par exemple, assis, debout, marcher, lire et l'utilisation constante d'un ordinateur et d'écrans de téléphone ;
  • Un certain degré d'habileté physique et de coordination est requis, comme la saisie de base au clavier, une bonne coordination, la vitesse et la précision

Rémunération et avantages

  • Échelle salariale entre 45 000,00 $ - 50 000,00 $
  • Prestations de santé et cotisations REER incluses

Faites parvenir votre curriculum vitae et une lettre de présentation indiquant vos qualifications par courriel à jobs@gloucesterhousing.ca

Date limite de candidature: 17h00 4 octobre 2021

 

This job is from CharityVillage