Finance Administrative Assistant - L'Arche Ottawa

Jun 18, 2021
Ottawa, Ontario

Le français suit

The Finance Administrative Assistant works under the supervision of the Finance Coordinator to ensure appropriate, accurate and timely financial transactions are met. This is a part-time position, which will require flexibility

Responsibilities:

  • Assist with reviewing and posting all accounting entries, payments, inflows and other internal transactions including monthly bank reconciliations and deposits
  • Prepare Purchase Orders
  • Manage and preparing office petty cash reconciliation
  • Keep financial files up-to-date
  • Review and revise the accounting system (software) and bookkeeping on as needed basis
  • Assist HR Coordinator with payroll process including but not limited to: timesheet review, identify errors and omissions
  • Assist with review of the household finances and create monthly reconciliation sheets
  • Research and recommend specific purchases upon request
  • Support with creating and distributing guidelines and best practices
  • Assist with budget preparation and reporting
  • Assist with preparation for audit
  • Assist with gathering of information on specific projects
  • Keep up-to-date vehicle maintenance records
  • Other duties required by management

Qualifications:

  • Post-secondary education required
  • Proficient in the use of Word, Excel and PowerPoint, data bases such as Access, SAGE (Simply Accounting),
  • Strong analytical, organizational and problem-solving skills
  • Attention to detail
  • Ability to multi task and work independently
  • Self-motivated and team-oriented
  • Ability to work in a high volume environment and adhere to strict deadlines is a must
  • Good judgment in dealing with sensitive and confidential information in a diplomatic, professional and tactful manner
  • High level of attention to detail, and well developed organizational and prioritization skills
  • Ability to write and speak in both English and French.  In French, ideally able to communicate at least at the intermediate level of oral and written competency.

Other information about the position

  • The finance administrative assistant will need to work in an office environment with a number of other people, sometimes sharing equipment and space.
  • We meet the Ottawa Public Health standard regarding COVID-19 measures
  • This position is 4 days/ week with possibility of permanency
  • Salary based on education and experience.

How to Apply:

Please submit your resume along with a cover letter outlining your desire for and fit with this role to Lynn Ranger at office@larcheottawa.org

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Note : Dans ce document, la forme masculine désigne, lorsqu’il y a lieu, aussi bien les femmes que les hommes.

L'assistant administratif des finances travaille sous la supervision de la coordonnatrice des finances afin de s'assurer que les transactions financières sont effectuées de manière appropriée, avec précision et dans les délais prévus. Il s'agit d'un poste à temps partiel, qui exige de la flexibilité.

Responsabilités :

  • Aider à réviser et à inscrire toutes les entrées comptables, les paiements, les entrées et autres transactions internes, y compris les rapprochements bancaires et les dépôts mensuels;
  • Préparer les bons de commande;
  • Gérer et préparer le rapprochement de la petite caisse du bureau;
  • Tenir à jour les dossiers financiers;
  • Examiner et réviser le système comptable (logiciel) et la comptabilité selon les besoins;
  • Aider le coordinateur des ressources humaines dans le processus de paie, y compris, mais sans s'y limiter, l'examen des feuilles de temps, l'identification des erreurs et des omissions;
  • Participer à l'examen des finances des foyers et créer des feuilles de réconciliation mensuelles;
  • Rechercher et recommander des achats spécifiques sur demande;
  • Aide à la création et à la transmission des directives et des meilleures pratiques;
  • Aider à la préparation du budget et des rapports;
  • Aider à la préparation de l'audit;
  • Aider à la collecte d'informations sur des projets spécifiques;
  • Tenir à jour les dossiers d'entretien des véhicules;
  • Autres tâches requises par la direction.

Qualifications :

  • Études postsecondaires requises;
  • Maîtrise de l'utilisation de Word, Excel et PowerPoint, des bases de données telles qu'Access, SAGE (Simple Comptable);
  • Solides compétences en matière d'analyse, d'organisation et de résolution de problèmes;
  • Souci du détail;
  • Capacité à accomplir plusieurs tâches en même temps et à travailler de façon autonome;
  • Motivation et esprit d'équipe;
  • La capacité de travailler dans un environnement à fort volume et de respecter des délais précis est indispensable;
  • Bon jugement pour traiter de manière diplomatique, professionnelle et avec tact des informations sensibles et confidentielles;
  • Grand souci du détail, sens de l'organisation et des priorités bien développé;
  • Bilingue

Autres informations sur le poste :

  • L'assistant administratif des finances devra travailler dans un environnement de bureau avec un certain nombre d'autres personnes, partageant parfois l'équipement et l'espace.
  • Nous répondons aux normes de Santé publique Ottawa en ce qui concerne les mesures COVID-19.
  • Ce poste est de 4 jours par semaine avec possibilité de permanence.
  • Le salaire est basé sur les études et l'expérience.

Comment postuler :

Veuillez soumettre votre curriculum vitae accompagné d'une lettre de motivation à Lynn Ranger à office@larcheottawa.org

 

This job is from CharityVillage
How to Apply