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Events and Programs Assistant – Adjoint – Événements et programmes - Broadbent Institute

Apr 12, 2024
Ottawa, Ontario

Events and Programs Assistant

The Broadbent Institute is looking for an Events and Programs Assistant who will support the development and delivery of the Broadbent Institute Progress Summit, our Emerging Leaders Program, and other training and event partnerships that advance structural change and social democracy in Canada, and build capacity within the progressive movement.

This position reports to and is managed by the Senior Director of Strategy and Operations. The ideal person for this position would be self-motivated and outcome-oriented, interested in collaborative, creative work, and who has some experience as an organizer and/or in program and event delivery. 

Broadbent Institute training and events are unlike any others in Canada, offering a different narrative of who can become a leader, who ought to participate in politics, and what kind of world we are fighting for.


What we believe

The Broadbent Institute is one of Canada’s leading social-democratic organizations. 

We are guided by principles that hold that all people are equal and deserving of opportunity and to achieve this in a country with a market-based economy requires an ongoing process of decommodification, a process that sees important social and economic benefits taken out of the market and transformed into universal rights, such as in health services, education, social welfare and housing.


Key Responsibilities

Under direction of the Senior Director of Strategy and Operations, the Events and Programs Assistant is responsible for facilitating high quality events and training programs on behalf of the Institute. 

Progress Summit

  • Working collaboratively with Broadbent Institute staff on programming for the Summit

  • Providing administrative and project management support for the weekly Summit planning meetings (January - April)

  • Serving as the primary contact for Summit related correspondence and inquiries from the public through daily monitoring and responding to emails and phone calls

  • Assisting with the booking, finalization of contracts and invoicing of external vendors

  • Providing administrative and logistical support for speaker coordination and programming

  • Working with Summit contractors to track and provide support for accessibility and inclusion needs of participants

  • Supporting Summit contractors in the set-up and implementation of registration, training of volunteers, etc.

  • Supporting internal communication on summit planning

  • Provide support to the Operations Coordinator as requested on any Summit operations or logistics

Emerging Leaders Program

  • Under the direction of the Senior Director of Strategy and Operations, administrating the Emerging Leaders Program (ELP) project management timetable

  • Working with BI staff to design and deliver programming and support curriculum consultations with stakeholders

  • Working with relevant departments to develop promotional and informational materials

  • Conducting outreach and providing administrative support for the recruitment and participation of the ELP cohort

  • Serving as the primary administrative contact for the ELP cohort and inquiries from the public

  • Supporting internal communications and meetings on Emerging Leaders Program 

  • Working with the Senior Director and Operations Coordinator on matters pertaining to ELP administration and budget including invoice collection and expense tracking. 

  • Working with Broadbent staff and external contractors to ensure stage management, AV requirements, and administration of ELP workshops is accounted for in broader planning of signature events (Summit and Gala)

  • Working with Broadbent Staff and external contractors as required on scenario notes, workshop briefings; and script development

  • Assist with the compilation and drafting of an annual report on the Emerging Leaders Program, identifying successes and challenges and recommendations for next steps in the year.

Other duties

  • Supporting Senior Director and Executive Director in stakeholder engagement and event planning for training and programming opportunities outside of signature events. 

  • Under Senior Director and management direction, provides administrative support for Institute’s ‘Leadership Fellows’ engagement 


Requirements

  • Commitment to the Broadbent Institute’s Principles; 

  • Minimum 2 years experience in an organizing and/or training program delivery role 

  • Experience in event delivery required, event management an asset

  • An understanding of the strategic role of training in progressive leadership building, as used by the labour movement, community organizations, the environmental movement, the anti-racist movement, and or other social movements a significant asset 

  • Experience in building or maintaining relationships with a range of stakeholders;

  • Strong communication skills - oral and written

  • Proven ability to work with minimal supervision

  • Excellent at execution and follow through

  • Demonstrated effectiveness in planning; problem-solving; and strategic thinking;

  • Issue or electoral campaign experience an asset 

  • Project management experience an asset

  • Bilingualism is a major asset


Employment Details

This is a permanent, full-time unionized position governed by a collective agreement between the Broadbent Institute and UFCW 1006-A. Most of the Institute’s operations are conducted in English. Our offices are located in Ottawa and Toronto although remote work is possible and requires working from home.

The starting salary of this position is $50,000 - $55,000 annually. Daytime hours of work with expectation of evening work during key events. Ability to travel and attend early morning and/or evening meetings required.

The Broadbent Institute offers generous vacation time and a comprehensive benefits package.


About the Broadbent Institute

The Broadbent Institute, founded in 2011, is one of Canada’s leading progressive policy and training organizations. We champion change through excellent research and analysis, educating and supporting a new generation of leaders, and the publication of innovative journalism through our media division, PressProgress.

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Adjoint – Événements et programmes

L’Institut Broadbent cherche à recruter un adjoint – Événements et programmes qui prêtera son concours à la conception et la mise en œuvre du Sommet sur le progrès de l’Institut Broadbent, à notre Programme des leaders d’avenir et à d’autres activités de formation et partenariats événementiels destinés à promouvoir des changements structurels et la démocratie sociale au Canada ainsi qu’à renforcer les capacités au sein de la mouvance progressiste.

Le titulaire de ce poste relève de la directrice principale de la stratégie et des opérations et il travaille sous sa supervision. Le candidat idéal pour ce poste sera autonome, motivé, axé sur les résultats, et intéressé à réaliser un travail créatif en concertation avec ses collègues. Il possède une certaine expérience dans l’organisation et la mise en œuvre de programmes et d’événements. 

Les activités de formation et événements organisés par l’Institut Broadbent n’ont pas leurs pareils au Canada, établissant des critères inédits quant à qui peut devenir un leader, qui devrait participer à la politique et quel type de monde nous cherchons à bâtir.


Ce que nous croyons

L’Institut Broadbent est l’un des organismes socio-démocrates les plus influents au Canada. 

Nos activités sont régies par les principes qui veulent que toutes les personnes soient égales et méritent d’avoir la chance de réaliser leur potentiel dans un pays où l’économie de marché nécessite un processus continu de démarchandisation, un processus qui considère que d’importants avantages sociaux et économiques doivent être retirés du marché puis convertis en droits universels, comme les services de santé, l’éducation, le bien-être social et le logement.


Principales responsabilités

Sous la direction du directeur principal de la stratégie et des opérations, l’adjoint – Événements et programmes sera chargé de faciliter des événements de grande qualité et des programmes de formation au nom de l’Institut. 

Sommet sur le progrès 

  • Travailler en collaboration avec le personnel de l’Institut Broadbent à l’établissement du programme du Sommet

  • Assurer un soutien administratif en matière de gestion de projets dans le cadre des réunions hebdomadaires de planification du Sommet (janvier à avril)

  • Être le principal contact pour la correspondance liée au Sommet et les demandes de renseignements du public en assurant la surveillance quotidienne des courriels et des appels téléphoniques, et en y répondant

  • Prêter son concours aux réservations, à la rédaction finale des contrats et à la facturation des fournisseurs externes

  • Assurer un soutien administratif et logistique aux fins de la coordination des conférenciers et de l’établissement du programme du Sommet

  • Travailler avec les entrepreneurs dont les services ont été retenus dans le cadre du Sommet afin d’assurer le suivi et le soutien nécessaire pour que les besoins des participants en matière d’accessibilité et d’inclusion soient satisfaits

  • Prêter son soutien aux entrepreneurs dont les services ont été retenus dans le cadre du Sommet aux fins de l’organisation et la mise en œuvre des inscriptions, de la formation des bénévoles, etc.

  • Prêter son soutien aux communications internes lors de la planification du Sommet

  • Assurer au besoin un soutien au coordonnateur des opérations pour toutes les opérations ou pour la logistique liées au Sommet

Programme des leaders d’avenir 

  • Sous la direction de la directrice principale de la stratégie et des opérations, administrer le calendrier de gestion des projets menés dans le cadre du Programme des leaders d’avenir

  • Travailler avec le personnel de l’Institut Broadbent à la conception et à la mise en œuvre du programme et appuyer les consultations sur le programme d’études avec les intervenants

  • Travailler avec les services compétents afin de concevoir et mettre au point des documents de promotion et d’information

  • Mener un travail de sensibilisation et d’information et fournir un soutien administratif aux fins du recrutement et de la participation de la cohorte du Programme des leaders d’avenir

  • Être la principale personne de référence sur le plan administratif pour la cohorte du Programme des leaders d’avenir et les demandes de renseignements du public

  • Prêter son soutien aux fins des communications internes et des réunions sur le Programme des leaders d’avenir 

  • Travailler avec la directrice principale de la stratégie et des opérations ainsi qu’avec le coordonnateur des opérations sur les questions ayant trait à l’administration du Programme des leaders d’avenir et à son budget, y compris le suivi de la collecte des factures et des dépenses 

  • Travailler avec le personnel de l’Institut Broadbent et les entrepreneurs externes afin d’assurer la gestion de la scène, de satisfaire aux exigences audio-visuelles et d’administrer les ateliers du Programme des leaders d’avenir de manière à ce qu’ils soient pris en compte dans le cadre de la planification plus large des événements emblématiques (Sommet et Gala)

  • Travailler avec le personnel de l’Institut Broadbent et les entrepreneurs externes au besoin sur les notes de scénario, les notes et séances d’information sur les ateliers et la conception des scénarios

  • Prêter son concours à la compilation et à la rédaction du rapport annuel sur le Programme des leaders d’avenir; mettre en lumière les réussites et les défis à relever, et formuler des recommandations en vue des prochaines étapes pour l’année en cours

Autres tâches 

  • Prêter son soutien au directeur principal et à la directrice générale aux fins de la mobilisation des intervenants, de la planification d’événements et des possibilités de formation et d’activités à offrir en dehors des événements emblématiques. 

  • Sous la direction du directeur principal et de la direction, prêter un soutien administratif aux fins de la mobilisation des associés en leadership de l’Institut 


Exigences 

  • Engagement à l’égard des Principes de l'Institut Broadbent; 

  • Expérience minimale de deux ans dans l’organisation ou la mise en œuvre de programmes de formation 

  • Une expérience en matière d’organisation et de gestion d’événements sera considérée comme un atout

  • La compréhension du rôle stratégique de la formation en matière de création d’un leadership progressiste, tel qu’il est utilisé par le mouvement syndical, les organismes communautaires, le mouvement écologiste, le mouvement de lutte contre le racisme et autres mouvements sociaux sera considérée comme un atout important 

  • Expérience dans l’établissement et le maintien de relations avec une gamme d’intervenants

  • Solides compétences en matière de communication – orale et écrite

  • Capacité éprouvée de travailler avec une supervision minimale

  • Excellence en matière d’exécution et de suivi

  • Efficacité éprouvée en matière de planification; de solution de problèmes et de réflexion stratégique

  • Une expérience dans la réalisation d’une campagne portant sur un enjeu précis ou d’une campagne électorale sera considérée comme un atout 

  • Une expérience en matière de gestion de projet sera considérée comme un atout

  • Le bilinguisme sera considéré comme un atout important


Détails du poste

Il s’agit d’un poste syndiqué, permanent et à temps plein régi par une convention collective conclue entre l’Institut Broadbent et la section locale 1006-A des TUAC. Les activités de l’Institut se déroulent en anglais. Nos bureaux sont situés à Ottawa et à Toronto bien que le télétravail soit possible et nécessiterait que vous travailliez de la maison.

Horaire de travail de jour. Capacité de voyager et, au besoin, d’assister à des réunions la fin de semaine, tôt dans la matinée ou tard dans la soirée. Le salaire de départ pour ce poste est de 50 000 à 55 000 $ par année. L’Institut Broadbent offre une généreuse période de vacances et un ensemble complet d’avantages sociaux.  

L’Institut Broadbent attache une grande importance à la diversité et il s’engage à offrir un milieu inclusif et respectueux des particularités culturelles. Nous encourageons les candidats qualifiés des communautés les plus diverses à postuler, y compris sans toutefois s’y limiter, les personnes de couleur, les Autochtones, les membres des minorités visibles, les personnes handicapées, les personnes de diverses identités de genres ainsi que les personnes assumant des identités intersectionnelles.


À propos de l’Institut Broadbent

Fondé en 2011, l’Institut Broadbent est un des principal organismes canadiens mettant de l’avant des politiques progressistes et dispensant tout un éventail formations à cette fin. Nous faisons la promotion de changements de nature progressiste à la faveur de recherches fouillées et d’analyses rigoureuses tout en formant une nouvelle génération de leaders afin qu’ils soient aptes à relever les défis du progrès. Nous publions par ailleurs des articles journalistiques novateurs grâce à notre organe médiatique, PressProgress.

 

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