Director, Member Services - The Association of Faculties of Medicine of Canada / L'Association des facultés de médecine du Canada

Apr 14, 2021
Across Canada

Work location: Head office located in Ottawa, ON; consideration for remote work

Department: Member Services

Reports to: President and CEO

As a member of the AFMC Leadership team, the Director, Member Services is responsible for developing strategy and overseeing activities related to member programming, projects and services for the Association.

Responsibilities:

  • Direct and enable AFMC member services including secretariat and member-focused projects;
  • Oversee and enable team to effectively administer programs including administration of budgets and reporting requirements;
  • Orchestrate ongoing service excellence and delivery in alignment with the AFMC strategic direction that create efficiencies and adds value for member medical schools, their staff and learners
  • Manage central administrative support for member-based committees and networks
  • Alongside the VP, Education, provide high level support and direction throughout the annual awards process;
  • Oversee the management and direction of annual conference services;
  • Contribute to short and long-term organizational planning and strategy as a member of the Leadership team;
  • Liaise with the faculties of medicine, partners and stakeholders on behalf of AFMC;
  • Mentor, coach and set performance targets for direct reports to achieve and exceed objectives;
  • Develop direct reports by providing opportunities to develop their skills by taking on new challenges and responsibilities; and
  • Other duties as assigned.

Direct Reports:

  • Accreditation Manager
  • Accreditation Specialist
  • Conference Manager
  • Project or Program Coordinator(s) and/or Manager(s)
  • Administrative Staff

Education/Certification/Experience:

  • Level of education, training or experience equivalent to a Master’s degree;
  • Minimum 3 years of leadership experience in a non-profit or charitable sector; and
  • Proven leadership and managerial skills.

Required Skills:

  • Direct experience in a non-profit, health or education sector;
  • Extensive knowledge and expertise in program/project management and portfolio management;
  • Proven ability to manage multiple activities and ensure outcomes are within timelines, budget and scope;
  • Ability to establish and maintain strong working relationships in a team setting and build collaborative cross-functional relationships;
  • Strong written and verbal communication skills with the ability to communicate with and influence stakeholders;
  • Effective time management skills with the ability to work well under pressure, manage tight deadlines and have the flexibility to accommodate work demands;
  • Strong interpersonal skills, including an ability to develop and maintain relationships with internal and external stakeholders;
  • Flexible and capable of multi-tasking with several competing requests and changing priorities;
  • Highly motivated, positive attitude and the ability to work independently;
  • Keen attention to detail, strong organization and ability to learn quickly;
  • Strong sense of tact, diplomacy, maturity and professionalism;
  • Willing to travel occasionally and work flexible hours to meet deadlines, as required.

Language Skills:

  • Bilingual – English and French (asset)
  • Ability to read, analyze, and interpret complex documents.
  • Ability to respond effectively to the most sensitive inquiries or complaints.

Physical Demands:

While performing the duties of this job, the employee is regularly required to:

  • Sit, stand and occasionally required to walk or move around the office environment;
  • May be asked to lift and move up to 20lbs.

Work Environment:

  • The work environment described is a representation of those an employee encounters while performing the essential functions of this role. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

Application Process:

The AFMC is committed to the principles of equity, diversity, inclusion and belongingness in our operations and throughout our work environments and seek to employ individuals who share a commitment to promote and practice these principles. We believe in and promote the rights of all persons with disabilities as outlined in the Ontario Human Rights Code and the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA 2005) and its related Accessibility Standards Regulations. To meet this responsibility, the AFMC will make appropriate accommodations available. As required, please inform Human Resources of the nature of any accommodation(s) at any point throughout the recruitment process to ensure your equal participation.

Applications will be accepted until April 14, 2021. We thank all applicants for their interest. However, only those selected for further consideration will be contacted.

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Lieu de travail: Le siège social est situé à Ottawa, ON; possibilité de travailler à distance

Service: Services aux membres

Supérieur(e) hiérarchique: Présidente-directrice générale

En tant que membre de l'équipe de direction de l'AFMC, le directeur/la directrice des Services aux membres est chargé(e) d'élaborer une stratégie et de superviser les activités liées aux programmes, projets et services destinés aux membres de l'Association.

Responsabilités

  • Diriger et faciliter les services aux membres de l'AFMC, y compris le secrétariat et les projets axés sur les membres.
  • Superviser et permettre à l'équipe de gérer efficacement les programmes, y compris l'administration des budgets et les exigences en matière de rapports.
  • Orchestrer l'excellence et la prestation de services continus en conformité avec l'orientation stratégique de l'AFMC, afin de réaliser des gains d’efficacité et d'apporter une valeur ajoutée pour les facultés de médecine membres, leur personnel et les apprenants.
  • Gérer le soutien administratif central pour les comités et les réseaux des membres.
  • Aux côtés de la V.-P., Éducation, fournir un soutien et une orientation de haut niveau tout au long du processus annuel de remise des prix.
  • Superviser la gestion et la direction des services de la conférence annuelle.
  • Contribuer à la planification et à la stratégie organisationnelles à court et à long terme en tant que membre de l'équipe de direction.
  • Assurer la liaison avec les facultés de médecine, les partenaires et les intervenants au nom de l'AFMC.
  • Assurer le mentorat et l'encadrement des subordonnés directs et établir pour eux des objectifs de rendement qu’ils devront atteindre, voire dépasser.
  • Former les subordonnés directs en leur donnant l'occasion de développer leurs compétences en relevant de nouveaux défis et en assumant de nouvelles responsabilités.
  • S’acquitter des autres tâches qui lui sont confiées.

Subordonnés directs

  • Gestionnaire de l'agrément
  • Spécialiste de l’agrément
  • Gestionnaire de conférence
  • Coordonnateur (s) ou gestionnaire(s) de projets ou de programmes
  • Personnel administratif

Formation/Certification/Expérience

  • Niveau d’études, de formation ou d'expérience équivalent à une maîtrise.
  • Minimum de 3 ans d'expérience de direction dans un secteur à but non lucratif ou caritatif.
  • Compétences avérées en matière de leadership et de gestion.

Compétences requises

  • Expérience directe au sein d'un organisme à but non lucratif, dans le secteur de la santé ou de l'éducation.
  • Connaissance et expertise approfondies en matière de gestion de programmes/projets et de gestion de portefeuille.
  • Capacité avérée à gérer de multiples activités et à veiller à ce que les résultats respectent les délais, le budget et la portée.
  • Capacité à établir et à maintenir de solides relations de travail au sein d'une équipe et à établir des relations de collaboration interfonctionnelles.
  • Solides compétences en communication écrite et verbale, avec la capacité de communiquer avec les intervenants et de les influencer.
  • Compétences efficaces en gestion du temps et capacité à bien travailler sous pression et à respecter des délais serrés en plus de faire preuve de la souplesse nécessaire pour s'adapter aux exigences du travail.
  • Solides compétences interpersonnelles, y compris une capacité à développer et à maintenir des relations avec les intervenants internes et externes.
  • Souplesse et capacité à mener de front plusieurs demandes concurrentes et des priorités changeantes.
  • Grande motivation, attitude positive et capacité à travailler de manière autonome.
  • Souci du détail, solide aptitude organisationnelle et capacité d'apprendre rapidement.
  • Sens aigu du tact et de la diplomatie, maturité et professionnalisme.
  • Volonté de voyager à l’occasion et de travailler selon un horaire flexible pour respecter les délais, selon les besoins.

Compétences linguistiques

  • Bilinguisme – anglais et français (un atout)
  • Capacité à lire, analyser et interpréter des documents complexes.
  • Capacité à répondre efficacement aux demandes de renseignements ou à des plaintes de nature délicate.

Exigences physiques du poste

  • Dans l’exercice des fonctions liées à ce poste, l’employé(e) doit régulièrement s’asseoir et se tenir debout et doit à l’occasion marcher ou se déplacer dans le bureau.
  • Il peut arriver que l’on demande à l’employé(e) de soulever ou déplacer des charges pouvant peser jusqu’à 20 livres.

Milieu de travail

  • Le milieu de travail décrit représente le genre de milieu au sein duquel évoluera l’employé(e) qui s’acquitte des fonctions essentielles de ce poste. Des aménagements raisonnables peuvent être consentis afin de permettre aux personnes ayant une limitation fonctionnelle d’accomplir les fonctions essentielles du poste.

Processus de demande

L'AFMC s'engage à respecter les principes d'équité, de diversité, d'inclusion et d'appartenance dans ses activités et dans l'ensemble de ses milieux de travail et cherche à employer des personnes qui partagent l'engagement de promouvoir et de mettre en pratique ces principes. Nous croyons aux droits de toutes les personnes handicapées et nous en faisons la promotion, comme le prévoient le Code des droits de la personne de l'Ontario, la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO) et les règlements connexes sur les normes d'accessibilité. Pour s'acquitter de cette responsabilité, l'AFMC mettra à disposition des aménagements appropriés. Au besoin, veuillez informer les Ressources humaines de la nature de toute mesure d'adaptation à tout moment du processus de recrutement afin d'assurer votre participation égale.

Les candidatures seront acceptées jusqu’au 14 avril 2021. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues pour un examen plus approfondi.

This job is from CharityVillage
How to Apply