Coordonnateur-trice aux réservations bilingue | Bilingual Bookings Coordinator - MASC

Dec 20, 2020
Ottawa, Ontario

English will follow

Coordonnateur.trice aux réservations bilingue

Nous accepterons des applications jusqu’à ce que le poste soit comblé.

MASC est un organisme dynamique, à but non lucratif, qui collabore avec 200 artistes professionnels de diverses origines culturelles, depuis 31 ans. Ces derniers œuvrent dans les écoles et la communauté, offrant des expériences d’excellence artistique et de processus créatifs qui éveillent la créativité, approfondissent la conscience et encouragent la compréhension. Des spectacles et des ateliers sont offerts en anglais et en français, en ligne et en personne, partout au Canada, dans toutes les disciplines artistiques.      

Le coordonnateur.trice aux réservations est responsable d’assurer l’efficacité de tous les aspects du processus de réservation des programmes de MASC, en veillant à fournir un service de haute qualité et à entretenir de bonnes relations avec les écoles, les établissements communautaires et les artistes. Le coordonnateur.trice aux réservations s'acquittera de ces tâches en collaboration avec les directeurs de programme. 

Les tâches et responsabilités :  

  • Gestion des réservations à court terme :  

  • Réservations en anglais et en français dans les écoles et dans les établissements communautaires et pour personnes âgées 

  • Traitement et envoi des factures et confirmations aux artistes et aux établissements scolaires et communautaires, en plus du matériel de soutien 

  • Gérer les allocations de subventions pour les différents programmes 

  • Responsable de la distribution du matériel promotionnel aux contacts 

  • Établir et maintenir les relations d’affaires avec les clients : enseignants, directeurs d’école et partenaires communautaires 

  • Rester informé sur les programmes d’artistes MASC, les enjeux en éducation et la culture générale à l’école 

  • Base de données 

  •  Assurer la mise à jour et gérer l’ajout des nouveaux contacts dans la base de données 

  • Gestion des modifications nécessaires à la structure de la base de données  

  •  Tâches supplémentaires au besoin 

Qualifications requises :

  • Bilingue (français/anglais) à l’oral et à l’écrit 

  • Diplôme d'études postsecondaires en arts ou en administration ou expérience équivalente  

  • Minimum de 2 ans d'expérience dans un poste similaire 

  • Très bonne connaissance de la gestion de base de données Filemaker Pro (ou logiciel similaire)  

  • Maîtrise d'Excel, Word, One Drive, Outlook et d'autres programmes 

Profil du candidat idéal :

  • Organisé et efficace 

  • Offre un excellent service à la clientèle 

  • Multitâches - en sachant prioriser  

  • Soucieux du détail 

  • Esprit d’équipe 

  • Fonctionne bien sous pression 

  • Très autonome 

Conditions de travail :

  • Ce poste requiert 40 heures par semaine pour 44 semaines par année

  • 22,00 $ par heure 38 720 $ par an

  • Plan de prestations (assurance vie et invalidité de longue durée) disponible après 6 mois

  • Télé-travail durant COVID (ordinateur fourni) 

  • Date de début : dès que possible

Comme MASC accorde de l'importance à la diversité de son effectif, nous encourageons les candidats à s'identifier comme membres des groupes suivants : minorités visibles, peuples autochtones et personnes handicapées. 

Pour présenter votre candidature, envoyez votre lettre de motivation et CV :   michelineshoebridge@masconline.ca

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MASC Bilingual Bookings Coordinator  

Accepting applications until the position is filled.

In its 31st year, MASC is a dynamic, mid-sized charitable organization that works with more than 200 professional artists from diverse cultural backgrounds.  MASC artists work in schools and community settings, offering experiences of artistic excellence that awaken the creative process, deepen cultural awareness, encourage engagement and give vivid demonstration of Canada’s diversity. 

Performances and workshops are offered in all artistic disciplines, in English and French, virtually and in-person, across the country. 

The MASC Bilingual Bookings Coordinator is responsible for ensuring that all aspects of the booking process for MASC’s programs are managed efficiently, with high quality service and maintaining good relationships with venues and artists.  The Bilingual Bookings Coordinator will carry out these duties in partnership with the English and French Program Directors. 

Responsibilities:

  • Managing French and English bookings in Schools, Seniors and Community Venues 

  • Processing Invoices and Confirmations to artists and venues, providing support material and online links. 

  • Managing subsidy funding allocations for the various Programs 

  • Responsible for distribution of marketing material to contacts. 

  • Being informed about MASC artists’ programs, school issues and cultures 

  • Maintain relationships with clients: teachers, principals and community partners 

  • Database Management 

  • Build database contacts, ensuring it remains up to date 

  • Managing changes required to the database structure 

  • Additional duties as required  

Qualifications:

  • Arts or Administration Diploma, or equivalent combination of work and education 

  • Minimum of 2 years of experience in a similar position 

  • Very good understanding of Filemaker Pro (or similar) 

  • Proficient with Excel, Word, One Drive and Outlook  

Ideal Candidate Profile:

  • Fully bilingual:  French and English 

  • Excellent communication skills: verbal and oral 

  • Organized, efficient and detail-oriented 

  • Multi-tasker, ability to prioritize tasks 

  • Team player 

  • Works well under pressure 

  • Very autonomous  

Work Parameters: 

  • This position is 40 hours a week for 44 weeks a year
  • $22.00 per hour $38,720 annually
  • Benefit plan (life and long-term disability insurance) available after 6 months
  • Work remotely during COVID (computer provided)
  • Starting date: ASAP

As MASC values diversity in its workforce, we encourage candidates to self-identify as members of the following designated groups: visible minorities, Indigenous peoples and persons with disabilities. 

To apply, send cover letter and resumé to: michelineshoebridge@masconline.ca 

This job is from CharityVillage
How to Apply