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Communications/Administrative Assistant - Adjointe aux communications/Adjointe administrative - Canadian Association of Schools of Nursing

Sep 19, 2020
Ottawa, Ontario

Will provide support for CASN’s overall communications functions, Canadian Nurse Educator Institute (CNEI) and Interest Group activities, as well as administrative assistance with project and committee activities. This role will support several areas of CASN and is instrumental to adding value to CASN’s member schools and nurse educators across Canada.

Responsibilities/Duties

Communications:

  • Track the mass email system (constant contact) calendar to ensure timely sending of emails
  • Add/remove individuals from constant contact list
  • Set up/send communication blasts via constant contact
  • Produce monthly e-newsletter; includes requesting monthly content from staff and formatting/editing
  • Design/layout of publications/documents using consistent CASN style guidelines, and sourcing images as needed
  • Edit/proofread communications materials/information for CASN operations, events, activities, website
  • Request translation of communications materials/information

Canadian Nurses Educators Institute (CNEI) support:

  • Follow checklist for course creation, in cooperation with other staff
  • Draft registration content for courses 
  • Draft communication materials about courses (e.g. for newsletter, social media, etc.)
  • Track registration and communicate with students and instructors; respond to inquiries about course
  • Set up course content in learning management system (Moodle)
  • Attend courses to provide technical support (Zoom)
  • Send out course evaluations
  • Create electronic certificates to send to students after course completion

Interest Groups support

  • Respond to general inquiries (working with other staff) about registration 
  • Maintain a spreadsheet of membership divided by interest group 
  • Schedule meetings
  • Support the coordination of Interest Group activities (e.g. webinars)
  • Save interest group related documents in shared drive

Project/Committee administrative support

  • Organize meetings, create meeting agendas and take minutes
  • Track knowledge translation activities 
  • Develop communication materials for the project (announcements, tweets, etc.) 
  • Prepare for large meetings, including virtual meetings
  • Proofread/edit documents 
  • Assist with literature searches 

Other duties:

  • Provide administrative and event support for major CASN activities, such as Council, Conference, special projects
  • Carry out other tasks as assigned, including taking direction from other staff as needed.

Required qualifications

  • Minimum college diploma in communications or office administration, or relevant field required. 
  • Excellent and clear reading, writing and oral communication skills required 
  • Attention to detail and accuracy, and excellent proof-reading/editing skills required
  • Must have excellent organizational skills, ability to prioritize multiple responsibilities and meeting deadlines
  • Ability to use good judgement and problem-solving skills required
  • Must have ability to work independently with minimum supervision (working remotely currently due to COVID-19)
  • Must take initiative, be a team player and have a positive attitude
  • Must be willing to learn new skills/software/programs
  • Must have proficiency with Microsoft Office Suite (Word – intermediate to advanced level expertise, Excel – basic level expertise, PowerPoint – basic level expertise), use of email and Internet
  • Must have ability to create agendas and take minutes for meetings
  • Must be able to work a flexible schedule in order to participate in classes; as some classes are held in late afternoons and/or evenings
  • Must have a professional attitude, excellent interpersonal skills, be client-focused and responsive to customer requests (i.e. customer-service skills)

Preferred qualifications

  • Undergraduate degree in communications, administration, arts, or related field preferred.
  • Bilingual (English and French) strongly preferred
  • Experience with Microsoft Outlook for email and scheduling preferred
  • Experience using and/or setting up zoom meetings an asset 
  • Experience using a learning management system (such as Moodle) and mass email service (such as Constant Contact) an asset
  • Experience with graphic design/layout using a program such as Microsoft Publisher and/or Adobe Illustrator an asset

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La titulaire du poste sera chargée d'assurer un soutien à l'ensemble des activités de communications liées à l’Institut canadien des infirmières enseignantes (ICIE) et aux groupes d’intérêts ainsi qu’un soutien administratif lié aux activités relatives à des projets ou des comités.  Ce rôle appuie plusieurs secteurs de l’ACESI et est primordial pour la valeur ajoutée aux écoles membres de l’ACESI et aux infirmières enseignantes à travers le Canada.

Responsabilités / Tâches

Communications :

  • Faire le suivi du calendrier du système de diffusion massive par courriel (Constant Contact) afin d’assurer l’envoi des courriels en temps opportun.
  • Ajouter/supprimer des personnes de la liste Constant Contact.
  • Configurer et envoyer diverses communications en diffusion massive par Constant Contact.
  • Réaliser un bulletin d’information électronique mensuel; ce qui comprend l’obtention du contenu du personnel, la mise en forme et l’édition.
  • Conception et mise en page de publications/documents se fondant sur les directives de style de l’ACESI, et l'approvisionnement d'images au besoin.
  • Édition/correction des documents de communications et de toute information relative aux opérations de l’ACESI soit le site Web, les évènements et les activités.
  • Demander la traduction des documents de communications et de toute autre information pertinente

Soutien relatif à l’Institut canadien des infirmières enseignantes (ICIE) :

  • Utiliser la liste de vérification pour la création des cours, en collaboration avec les autres membres du personnel.
  • Rédiger le contenu d’inscription pour les cours
  • Rédiger les documents de communication concernant les cours (p. ex, pour le bulletin d’information, les médias sociaux, etc.)
  • Faire le suivi des inscriptions et communiquer avec les étudiantes et les enseignantes; répondre aux questions à propos des cours.
  • Organiser le contenu des cours sur le système de gestion d’apprentissage (Moodle).
  • Fournir un soutien technique (Zoom) lors des cours.
  • Envoyer les évaluations des cours.
  • Créer les certificats électroniques à faire parvenir aux étudiantes à la fin des cours.

Soutien relatif aux groupes d’intérêts :

  • Répondre aux demandes de renseignements généraux (en collaboration avec les autres membres du personnel) à propos des inscriptions.
  • Gérer un tableur des membres de chaque groupe d’intérêts.
  • Organiser des réunions.
  • Soutenir la coordination des activités des groupes d’intérêts (p. ex., webinaires).
  • Sauvegarder les documents liés aux groupes d’intérêts dans le lecteur partagé.

Soutien relatif aux projets/comités :

  • Organiser des réunions, rédiger les ordres du jour et procès-verbaux.
  • Faire le suivi des activités de transfert des connaissances.
  • Élaborer des documents de communications pour les projets (annonces, gazouillis (« tweets »), etc.).
  • Préparation pour les grandes réunions y compris les réunions virtuelles.
  • Correction/édition de documents.
  • Assistance avec la recherche documentaire

Autres tâches:

  • Fournir un soutien administratif et assurer un appui en ce qui concerne les différentes activités de l’ACESI (Conseil, conférence et projets spéciaux).
  • Effectuer toutes autres tâches assignées, y compris de recevoir des directives d’autres membres du personnel, au besoin.

Qualifications requises 

  • Au minimum, un diplôme d'études collégiales en bureautique, en communication ou dans tout autre domaine connexe.
  • Excellentes compétences en lecture, en écriture et en communication orale.
  • Attention aux détails, minutie et excellentes capacités de révision, d’édition et de correction d’épreuves.
  • Excellentes compétences pour l'organisation et capacité à gérer simultanément plusieurs tâches, à établir des priorités et à respecter les délais.
  • Bon jugement et aptitudes en résolution de problèmes.
  • Aptitude à travailler indépendamment ou avec un minimum de supervision (en raison de la COVID-19, le travail se fait à distance actuellement).
  • Faire preuve d’initiative, avoir l'esprit d'équipe et une attitude positive.
  • Volonté d’acquérir de nouvelles compétences/ logiciels/ programmes 
  • Maitrise des logiciels de la suite MS Office (Word – niveau d’expertise intermédiaire ou avancé, Excel – niveau de base, PowerPoint – niveau de base) et de l’utilisation du courriel et de l’internet.
  • Capacité de créer des ordres du jour et des procès-verbaux des réunions.
  • Être en mesure de travailler selon un horaire flexible/variable afin de participer à des cours (certains sont offerts en fin d’après-midi ou en soirée).
  • Attitude professionnelle, excellentes habiletés interpersonnelles et à l'écoute et au service des clients (service à la clientèle).

Qualifications souhaitables

  • Diplôme de premier cycle en communication, administration, arts ou domaine connexe - souhaitable.
  • Bilinguisme (anglais et français) - fortement souhaitable.
  • Expérience avec Microsoft Outlook pour courriel et planification - souhaitable.
  • Expérience avec zoom pour organiser des rencontres - un atout.
  • Expérience en matière d'utilisation d’une plateforme d’apprentissage en ligne (p.ex. Moodle) et d’un service de diffusion massive par courriel (p. ex., Constant Contact) - un atout.
  • Expérience en conception/mise en page graphique avec un programme comme Microsoft Publisher ou Adobe Illustrator - un atout.
This job is from CharityVillage