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BOARD SECRETARY - BILINGUAL/SECRÉTAIRE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION — BILINGUE - Society of Obstetricians and Gynaecologists (SOGC) / La Société des obstétriciens et gynécologues du Canada (SOGC)

Sep 20, 2020
Ottawa, Ontario
Entry Level, Early Career

The Society of Obstetricians and Gynaecologists of Canada (SOGC) is one of Canada’s oldest national specialty organizations. Established in 1944, the Society’s mission is to promote excellence in the practice of obstetrics and gynaecology and to advance the health of women through leadership, advocacy, collaboration, and education.

The SOGC has over 4,200 members, comprised of obstetricians, gynaecologists, family physicians, nurses, midwives, and allied health professionals working in the field of sexual reproductive health.

The SOGC continues to be a leading national and international authority on women’s reproductive health and on evidence-based training and education.  The SOGC leads the development of 12-17 clinical practice guidelines per year and hosts 3 regional continuing medical education meetings and an Annual Clinical and Scientific Conference (ACSC).  These events attract a diverse group of delegates that include women’s health care providers, researchers, educators and policy makers, who have the opportunity to network, learn and share information and ideas.  These events also facilitate the identification of critical gaps in the field through needs assessments that inform future curricula and program development.

POSITION DESCRIPTION

Reporting directly to the Chief Executive Officer, the Board Secretary is responsible for the planning and coordination of all SOGC Board and Board Committee activities, and the Annual General Meeting, providing executive support to ensure smooth functioning of the governance activities of the SOGC.  The ideal individual will have the ability to exercise good judgment in a variety of situations, with strong written and verbal communication, administrative, and organizational skills, and the ability to maintain a realistic balance among multiple priorities. The Board Secretary must be able to work under pressure at times to handle a wide variety of activities and confidential matters with discretion. 

KEY REPONSIBILITIES

  • Board of Directors
    1. Coordinates all meetings of Board and Board Committees, including Executive, Nominations and Talent Acquisition and Governance Committees: liaises with the event planner for appropriate space and catering at face to face meetings; schedules virtual meetings using Zoom or similar software.
      1. Liaises with President and CEO for Board and Executive agendas.
      2. Ensures that Board members receive timely and complete packages in advance of meetings.
      3. Documents proceedings by taking minutes of meetings including action items, ensuring accuracy to what was discussed at those meetings.
      4. Ensures that minutes are accurate and promptly completed after the Board or Committees meet.
      5. Maintains accurate and complete documents from all Board and Board Committee meetings.
      6. Provides follow up on action items from Board and Board Committee meetings.
      7. Maintains Board online portal.
      8. Organizes Board orientation, working with President and the Senior Leadership Team.
      9. Maintains the Board and President’s manuals, ensuring that they are up to date and compliant.
      10. Organizes the Board awards process.
      11. Organizes Board dinners, coordinating with Communications for all ceremonies and speeches, for the Board and Presidential cycle.
      12. Coordinates VIP selection and prepares invitations.
      13. Organizes the induction ceremony and serves as protocol officer for that event.
  • Nominations and Talent Acquisition Committee of the Board
  1. Maintains records including terms of reference, committee membership and policies and procedures.
      1. Maintains accurate records of the Board members, their terms of office, with dates for re-election or term completion.
      2. Manages the nomination and election processes for the Board Directors.
  • Governance Committee
    1. Provides the administrative support to the Governance Committee.
    2. Works with the CFO to Ensure compliance with federal and provincial board governance laws.
    3. Maintains accurate and timely records.
    4. Coordinates the Annual General meeting, including preparation of agendas, meeting packages, arrangements for a virtual or face to face meeting, preparation of minutes and maintenance of documents.
    5. Maintains historical records.
    6. Other duties as needed by direct Manager.

QUALIFICATIONS:

  • University degree, college diploma or equivalent combination of relevant education and work experience.

EXPERIENCE and KEY SKILLS:

As the successful candidate you:

  • Are fluently bilingual (written and oral) in both French and English
  • Have awareness and understanding of the Canada Not for Profit Corporations Act as it relates to governance
  • Demonstrate strong communications skills, verbally and in writing
  • Are able to multi-task and work in a fast-paced environment
  • Show strong attention to detail and timeliness
  • Bring exceptional team spirit and flexibility to work every day
  • Are collaborative with a positive attitude
  • Act with discretion with confidential information
  • Apply management and organizational skills to your work
  • Demonstrate strong problem-solving skills
  • Use Advanced MS Office skills (Word, Excel and PowerPoint) and using shared document management tools such as SharePoint, and virtual communication and meeting tools

ADDITIONAL JOB REQUIREMENTS

  • Ability to work flexible hours including evenings and weekends
  • Some travel will be required

The SOGC is an equal opportunity employer and encourages all qualified applicants to apply.  SOGC welcomes and encourages applications from people with disabilities.  Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

Should you be interested in the position, please submit your cover letter and resume.  Please clearly demonstrate how you meet the requirements of the position in your application.

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La Société des obstétriciens et gynécologues du Canada (SOGC) est l’un des plus anciens organismes nationaux spécialisés au Canada. Fondée en 1944, la Société a pour mandat de promouvoir l’excellence dans la pratique de l’obstétrique et de la gynécologie et de faire progresser le savoir sur la santé des femmes par son leadership, la défense de leurs intérêts, la collaboration et la formation.

La SOGC compte plus de 4 200 membres, dont des obstétriciens, des gynécologues, des médecins de famille, des infirmières, des sages-femmes et des professionnels paramédicaux, qui œuvrent tous dans le domaine de la santé sexuelle et reproductive des femmes.

La SOGC continue d’agir à titre de chef de file aux échelles nationale et internationale sur le plan de la santé reproductive des femmes et en matière de sensibilisation et de formation factuelles.  Chaque année, la SOGC est responsable de la rédaction de 12 à 17 directives cliniques et organise trois activités régionales de formation médicale continue, en plus du Congrès clinique et scientifique annuel (CCSA).  Ces activités attirent un groupe diversifié de participants, dont des fournisseurs de soins de santé des femmes, des chercheurs, des instructeurs et des responsables de l’élaboration des politiques, qui profitent de l’occasion pour réseauter en plus d’en apprendre davantage et d’échanger sur différentes idées.  Ces activités permettent également de repérer les lacunes importantes dans le domaine en analysant les besoins afin d’étayer l’élaboration des curriculums et programmes à venir.

DESCRIPTION DE TÂCHES

Relevant directement de la directrice générale, la ou le secrétaire du conseil d’administration est responsable de la planification et de la coordination de toutes les activités du conseil d’administration de la SOGC et de ses comités, ainsi que de l’assemblée générale annuelle, en offrant un soutien administratif pour assurer le bon fonctionnement des activités de gouvernance de la SOGC.  La personne idéale pour ce poste doit faire preuve de bon jugement dans toutes sortes de situations. Elle doit avoir une très bonne maîtrise des communications écrites et verbales, démontrer d’excellentes aptitudes administratives et organisationnelles en plus d’être en mesure de maintenir un équilibre réaliste entre les multiples priorités. La ou le secrétaire du conseil d’administration doit être apte à travailler sous pression occasionnellement afin de prendre en charge un large éventail d’activités et de questions confidentielles avec discrétion. 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Conseil d’administration
    1. Coordonner toutes les réunions du conseil d’administration et de ses comités, y compris les comités directeur, des nominations et du recrutement de personnel et de gouvernance : assurer la communication avec le planificateur d’événements pour réserver des locaux adéquats et les services de traiteur pour les réunions en personne; organiser les réunions virtuelles au moyen de Zoom ou de logiciels semblables.
      1. Assurer la communication avec le président et la directrice générale relativement aux ordres du jour des réunions du conseil d’administration et du comité directeur.
      2. Veiller à ce que les membres du conseil d’administration reçoivent rapidement des trousses complètes avant les réunions.
      3. Consigner les discussions en rédigeant les procès-verbaux des réunions, notamment les mesures à prendre, pour assurer l’exactitude des points abordés pendant les réunions.
      4. Veiller à ce que les procès-verbaux soient exacts et terminés rapidement après les réunions du conseil d’administration et des comités.
      5. Assurer la tenue exacte et exhaustive de documents pour toutes les réunions du conseil d’administration et de ses comités.
      6. Effectuer un suivi des mesures à prendre abordées lors des réunions du conseil d’administration et de ses comités.
      7. Tenir à jour le portail en ligne du conseil d’administration.
      8. Organiser l’orientation du conseil d’administration de concert avec la présidence et l’équipe de direction.
      9. Assurer la mise à jour et la conformité des manuels du conseil d’administration et de la présidence.
      10. Organiser le processus de remise des prix du conseil d’administration.
      11. Organiser les soupers du conseil d’administration de concert avec le service des communications pour toutes les cérémonies et tous les discours, et ce, pour le conseil d’administration et le cycle du mandat de présidence.
      12. Coordonner la sélection des invités VIP et préparer les invitations.
      13. Organiser la cérémonie d’entrée en fonction et agir à titre de responsable du protocole pour cet événement.
  • Comité des nominations et du recrutement de personnel du conseil d’administration
  1. Tenir à jour les dossiers, dont les dossiers relatifs aux mandats, aux membres des comités et aux politiques et procédures.
      1. Tenir des dossiers exacts sur les membres du conseil d’administration, notamment leurs mandats, avec les dates de réélection ou de fin de mandat.
      2. Gérer les processus de nomination et d’élection des membres du conseil d’administration.
  • Comité de gouvernance
    1. Fournir un soutien administratif au comité de gouvernance.
    2. Collaborer avec la chef des services financiers pour assurer la conformité aux lois fédérales et provinciales en matière de gouvernance.
    3. Veiller à l’exactitude des dossiers et les garder à jour.
    4. Coordonner l’assemblée générale annuelle, y compris la préparation des ordres du jour, des trousses de réunion, des dispositions pour les réunions virtuelles ou en personne, la préparation des procès-verbaux et la tenue des documents.
    5. Tenir à jour les documents historiques.
    6. Autres tâches selon les besoins de la ou du gestionnaire immédiat.

QUALIFICATIONS

  • Diplôme universitaire ou collégial ou combinaison d’études et d’expérience de travail pertinente.

EXPÉRIENCE et APTITUDES IMPORTANTES :

Le ou la titulaire du poste devra présenter les aptitudes suivantes :

  • Bilinguisme parfait (à l’oral et à l’écrit) en français et en anglais;
  • Connaissance et compréhension de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif en ce qui concerne la gouvernance;
  • Solides aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de travailler dans un milieu qui évolue rapidement;
  • Grand souci du détail et de ponctualité;
  • Esprit d’équipe et souplesse exceptionnels pour travailler tous les jours;
  • Esprit de collaboration et attitude positive;
  • Discrétion en matière de renseignements confidentiels;
  • Application de compétences en gestion et en organisation au travail;
  • Solides compétences en résolution de problèmes;
  • Compétences avancées en utilisation de la suite MS Office (Word, Excel et PowerPoint) et utilisation d’outils de gestion de documents partagés comme SharePoint ainsi que des outils de communication et de réunion virtuels.

AUTRES EXIGENCES RELATIVES À L’EMPLOI

  • Capacité de travailler selon des horaires flexibles, y compris les soirs et les fins de semaine;
  • Déplacements occasionnels requis.

À titre d’employeur qui souscrit au principe d’égalité de l’accès à l’emploi, la SOGC encourage chaque candidate et candidat qualifié à postuler.  La SOGC accueille favorablement les candidatures des personnes handicapées et les encourage à postuler.  Des mesures sont disponibles sur demande à chaque étape du processus de sélection pour accommoder les candidates et candidats qui y participent.

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre lettre d’accompagnement et votre curriculum vitae. Dans votre demande, veuillez démontrer clairement que vous répondez aux exigences du poste.

 

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