Bilingual Operations Coordinator | Coordonnatrice des opérations bilingue - Women's Shelters Canada

Nov 29, 2020
Ottawa, Ontario

Le français suit.

BILINGUAL OPERATIONS COORDINATOR

During Covid-19, this is a remote position. However, applicants should expect to regularly work from the Ottawa office once the pandemic is over. We are open to applicants looking to work 3, 4, or 5 days per week. Timing of hours worked can alter, if necessary, to allow for challenges of working from home. 

ORGANIZATIONAL BACKGROUND

Women’s Shelters Canada brings together 14 provincial and territorial shelter organizations and supports the over 550 shelters across the country for women and children fleeing violence. We were created by the provincial and territorial shelter associations who identified a need for a unified voice on the issue of violence against women at the national/federal level. Together, we have become a national, collaborative voice for change. 

Our mission is to provide a unified voice on the national stage for women’s shelters and transition houses to help generate systemic change with the goal of ending violence against women and children. WSC is a small organization with a current team of five.

OVERVIEW

The Operations Coordinator is expected to work from an intersectional feminist framework to carry out the work of the organization and achieve the overall mission and strategic plan for the organization. 

The Coordinator plays a key role in supporting the work of the Executive Director as well as some of the organization’s programs. They report to the Executive Director.

The list below includes the main responsibilities associated with this position. It is understood that responsibilities will vary according to the ongoing and emerging initiatives of WSC.

KEY RESPONSIBILITIES

Program Coordination (50%)

Responsibilities include but are not limited to:

  • Overseeing the process for receipt of reports from shelters on federal COVID-19 funding
  • Drafting the report to funder on federal COVID-19 funding 
  • Supporting WSC Knowledge Exchange activities
  • Supporting staff and participants with technical issues arising prior to or during online activities  
  • Supporting WSC advocacy activities 
  • Coordinating and proof-reading translation (EN to FR) of external communications
  • Assisting with and supporting WSC’s next national conference (Spring 2022)  
  • Supporting ongoing WSC programs and projects
  • Assisting with grant applications 

Administration (50%)

Responsibilities include but are not limited to: 

  • Assist the Executive Director in all administrative aspects of operations such as meeting planning and logistics; governance including by-law and policy maintenance; preparation for Board of Directors and Advisory Committee meetings, including the annual general meeting.
  • Preparing agenda packages and reports for Board of Directors and Advisory Council meetings along with taking minutes/notes, , updating directors’ information binders s.
  • Provide day-to-day administrative and technical support to the Executive Director including managing office meetings, shared calendars, staff support, and track staff deliverables.
  • Organizing meetings via the Zoom platform and in-person when possible
  • Responding to and redirecting emails received by the info/general email inbox
  • Preparing letters and documents
  • Responding to general inquiries received via phone
  • Making travel and accommodation arrangements when in-person meetings resume
  • Maintaining logs of various activities (e.g. campaigns that WSC signs on to)
  • Supporting and managing IT systems
  • Working with an IT support company to ensure regular maintenance of computers, back-up data and systems

Other Areas of Responsibility 

Upon request:

  • Provide input and participate in the implementation of WSC’s collaborative work
  • Represent WSC at meetings and events

REQUIRED SKILLS AND EXPERIENCE

  • Post-secondary degree (college or university) in a relevant field
  • Minimum two years’ experience in a support position in an office environment
  • Knowledge of office equipment, practices, and administration
  • Experience in dealing with event suppliers (hotel, travel, A/V, etc.)
  • Previous experience planning and organizing events such as conferences and workshops
  • Excellent verbal and written communication in both official languages
  • Proficiency in Microsoft Office Suite and other relevant software 
  • Experience with minute-taking
  • Pays excellent attention to detail
  • Ability to take direction and work independently
  • Self-starter with an ability to think strategically and problem-solve
  • Ability to prioritize, multi-task and, organize work effectively and under pressure
  • Strong team player
  • Ability to represent the organization in a professional manner
  • Operates from an intersectional feminist approach

Desired Skills:

  • Experience in the not-for-profit sector
  • Knowledge of the violence against women sector in Canada

This position reports to the Executive Director. Annual salary is between $50,000 and $55,000 for a full-time position, commensurate with experience in accordance to job description. An employee benefits package is included with this position.  This is a two-year contract with possibility of renewal.

Interested candidate should submit a resume and covering letter explaining why this position is of interest and how your experience will enhance the work of WSC. Please apply here (via the CharityVillage web site). Deadline to apply is 11:59pm on Sunday, November 29. We thank all applicants, however, only those selected for an interview will be contacted. WSC practises employment equity and encourages applications from all qualified candidates.

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COORDONATRICE DES OPÉRATIONS BILINGUE

Ceci est un poste à distance pendant la Covid‑19. Toutefois, les candidates doivent s’attendre à travailler régulièrement depuis le bureau d’Ottawa une fois la pandémie terminée. Nous sommes ouvertes aux candidates qui souhaitent travailler 3, 4 ou 5 jours par semaine, mais le nombre d’heures de travail peut être modifié, si nécessaire, pour tenir compte des difficultés liées au travail à domicile. 

CONTEXTE DE L’ORGANISATION

Hébergement femmes Canada rassemble 14 organisations de maisons d’hébergement provinciales et territoriales et soutient les plus de 550 maisons qui hébergent des femmes et des enfants fuyant la violence partout au pays. HFC est la création des associations provinciales et territoriales qui ont identifié le besoin d’une voix unifiée sur l’enjeu de la violence faite aux femmes au palier national / fédéral. Toutes ensemble, nous sommes devenues une voix collaborative pancanadienne en faveur du changement. 

Notre mission consiste à représenter les maisons d’hébergement sur la scène nationale en vue de générer un changement systémique visant mettre fin à la violence faite aux femmes et aux enfants. L’équipe de travail d’HFC compte actuellement six personnes.

VUE D’ENSEMBLE

La coordonnatrice des opérations devra appliquer une perspective féministe intersectionnelle dans son travail et viser la réalisation de la mission et du plan stratégique de l’organisation. 

La coordinatrice joue un rôle clé en soutenant le travail de la directrice générale ainsi que certains programmes de l’organisme. La personne fra rapport à la directrice générale.

La liste ci-dessous comprend les principales responsabilités associées à ce poste. Il est entendu que les responsabilités varieront en fonction des initiatives émergentes et en cours d’HFC.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Coordination de programme (50%)

Les responsabilités comprennent, mais sans s’y limiter:

  • Supervision du processus de réception des rapports des maisons sur le financement fédéral touchant la COVID-19
  • Rédaction du rapport au bailleur de fonds sur le financement fédéral lié à la COVID-19 
  • Soutien des activités d’échange des savoirs d’HFC
  • Soutien du personnel et des participantes en cas de problèmes techniques survenant avant ou pendant les activités en ligne  
  • Soutien des activités de plaidoyer d’HFC 
  • Coordination et relecture de la traduction (anglais à français) des communications externes
  • Aider et soutenir la préparation de la prochaine conférence nationale d’HFC (printemps 2022)  
  • Soutien des programmes et projets en cours
  • Aide aux demandes de subventions 

Administration (50%)

Les responsabilités comprennent, mais sans s’y limiter: 

  • Assister la directrice générale dans tous les aspects administratifs des opérations tels que la planification et la logistique des réunions; la gouvernance, y compris la gestion des règlements et des politiques; la préparation des réunions du conseil d’administration, des comités et des membres en général, y compris l’assemblée générale annuelle et toute réunion spéciale.
  • Préparer les ordres du jour et les rapports pour les réunions du conseil d’administration et du comité aviseur, ainsi que rédiger les procès-verbaux, mettre à jour des trousses d’information pour les membres du CA.
  • Fournir un soutien administratif et technique quotidien à la directrice générale, y compris la gestion des réunions du bureau, les calendriers partagés, le soutien au personnel et le suivi des prestations du personnel.
  • Organiser des réunions sur Zoom et en personne lorsque possible
  • Répondre aux courriels reçus par la boîte de réception info/générale et les rediriger
  • Préparation de lettres et de documents
  • Répondre aux demandes de renseignements généraux reçues par téléphone
  • Organiser les transports et l’hébergement lors de la reprise des réunions en personne
  • Tenir un journal de bord des différentes activités (par exemple, les campagnes auxquelles HFC participe)
  • Soutenir et gérer les systèmes informatiques
  • Travailler avec une société de support informatique pour assurer la maintenance régulière des ordinateurs, des sauvegardes et des systèmes

Autres domaines de responsabilité

Sur demande:

  • Apporter une contribution et participer à la mise en œuvre du travail de collaboration d’HFC
  • Représenter HFC lors de réunions et d’événements

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE REQUISES

  • Diplôme d’études postsecondaires (collège, cégep ou université) dans un domaine pertinent
  • Expérience de deux ans minimum dans un poste de soutien dans un environnement de bureau
  • Connaissance des équipements de bureau, des pratiques et de l’administration
  • Expérience des relations avec les fournisseurs d’événements (hôtel, voyage, audiovisuel, etc.)
  • Expérience antérieure en matière de planification et d’organisation d’événements tels que des conférences et des ateliers
  • Excellente communication orale et écrite dans les deux langues officielles
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office et d’autres logiciels pertinents 
  • Expérience de la rédaction de procès-verbaux
  • Grande attention apportée aux détails
  • Capacité à recevoir des directives et à travailler de manière indépendante
  • Faire preuve d’initiative avec une capacité de réflexion stratégique et de résolution de problèmes
  • Capacité à établir des priorités, à effectuer des tâches multiples et à organiser le travail efficacement et sous pression
  • Bon esprit d’équipe
  • Capacité à représenter l’organisation de manière professionnelle
  • Fonctionne selon une approche féministe intersectionnelle

Compétences recherchées:

  • Expérience dans le secteur à but non lucratif
  • Connaissance du secteur de la violence faite aux femmes au Canada

Ce poste relève de la directrice générale. Le salaire annuel se situe entre $50,000 et $55,000 pour un poste à plein temps, en fonction de l’expérience conformément à la description du poste. Un ensemble d’avantages sociaux est inclus avec ce poste. Il s’agit d’un contrat de deux ans avec possibilité de renouvellement.

Les candidates doivent soumettre un curriculum vitae et une lettre de motivation expliquant pourquoi ce poste vous intéresse et comment votre expérience permettra d’améliorer le travail d’HFC. Veuillez répondre via le site web CharityVillage. La date limite de dépôt des candidatures est fixée au dimanche 29 novembre à 23h59. Nous remercions toutes les candidates, mais nous contacterons uniquement celles qui auront été sélectionnées pour un entretien. HFC pratique l’équité en matière d’emploi et encourage les candidatures de toutes les personnes qualifiées.

This job is from CharityVillage
How to Apply