Bilingual Information and Referral Specialist / Spécialiste en information et aiguillage bilingue - Community Navigation of Eastern Ontario

May 09, 2021
Ottawa, Ontario

Make lives better by connecting the community to the resources they need. Every day.

The Community Navigation of Eastern Ontario (CNEO) is a non-profit, bilingual organization that helps to connect people to community, social, health and government services in their community. CNEO has been operating the 211 Services in Eastern Ontario since 2008.

We are presently looking for candidates who will primarily offer bilingual Information and Referral services through the 211 information line, email, chat and text. The following key activities are directly related to the core job functions of an Information and referral specialist.

Key activities:

  • Complete training program, reading materials and questionnaires as required;
  • Responds to inquirers through existing channels of communication as well as in accordance to applicable standards and policies;
  • Verifies voicemails and emails at regular intervals - delivers messages to the appropriate party in a timely fashion;
  • Conducts advocacy and follow-ups with clients;
  • General administrative tasks and other office related duties (ex: tracking client needs, statistical reporting, develops reports, develops and maintains specialized seasonal lists, special projects, etc.);
  • Supports key organizational projects and objectives such as technology improvement, French language services or emergency management developments;
  • Opening and closing of the office as required;
  • Informs the data team on any changes to programs and services which is identified while conducting inquiry services;
  • Other duties or assignments as required.

Job requirements for this position:

  • University or college degree in the social sciences field or equivalent experience of education and community sector experience;
  • Fluently bilingual in both official languages (spoken and written);
  • Be flexible to work in a rapidly changing environment with varying hours;
  • Excellent knowledge of the not-for-profit sector and human services system;
  • Excellent knowledge of computer systems, technology and data entry;
  • Office experience either clerical, administrative and/or with databases;
  • Attention to detail, and the ability to perform repetitive tasks;
  • Time management, multitasking and organizational skills;
  • Excellent interpersonal skills;
  • Ability to work collaboratively within a team;
  • Analytical and problem solving skills;
  • Ability to efficiently defuse an escalating situation;
  • Ability to communicate without expressing opinions, judgment, stereotypes or prejudices.

Assets for this position:

  • Completed the Applied Suicide Intervention Training (ASIST) or Safe Talk Training;
  • Completed a Crisis Intervention Training;
  • Knowledge and experience of call centre operations;
  • Have the ability to give presentations and participate in community events;
  • Have excellent written skills in both official languages to support the data management team as needed.

Personal Attributes

  • Honest and trustworthy;
  • Respectful;
  • Possess cultural awareness and sensitivity;
  • Flexibility;
  • Demonstrates sound work ethics;
  • Willingness to work flexible hours; and,
  • Communicates well with staff.

Working Conditions

Temporarily, most of our staff are currently working from home. For those remaining in the office, all applicable COVID-19 guidelines will be applied.

The Information and Referral Specialist will be located in a busy, open area office. They will be faced with frequent interruptions and must meet with others on a regular basis. Physical Conditions The Information and Referral Specialist will spend long hours sitting and using office equipment, telephones and computers, which can cause muscle strain. The I&R will also have to some lifting of promotional materials and collaterals from time to time as well as transporting materials to presentation venues.

Sensory Demands

The Information and Referral Specialist must spend long hours in concentration answering calls in support of the 211 service which will range from simple requests to crisis calls.

Mental Demands

The volume and type of calls received by the 211 service may cause high levels of stress, especially during times of increased community need (e.g. winter holidays, pandemic). The Information and Referral Specialist must also meet deadlines associated with their position and serve as a resource for other team members.

Additional Information:

  • Only fluently bilingual candidates will be considered (English & French)
  • Hours of operation are from 7am to 7pm Monday to Friday. Work hours on a rotating basis within this timeframe. The may exceptionally include evening and weekend shifts.
  • Expected starting date: as soon as possible
  • Only selected candidates will be contacted

Contract length: Until March 31st, 2021, with possibility of renewal

Job Types: Full-time, Contract

Salary: $19.37 per hour

 

Spécialiste en information et aiguillage bilingue

Êtes-vous une personne curieuse et compatissante, cherchant à avoir un impact positif sur la vie des gens? Vous travaillez bien sous pression? Voici un travail qui pourrait vous intéresser!

La Navigation communautaire de l'est ontarien (NCEO) est un organisme à but non lucratif bilingue qui aide à relier les gens à des services communautaires, sociaux, gouvernementaux et de santé locaux. NCEO est prestataire du service 211 dans l’Est ontarien depuis 2008.

Nous cherchons des candidats.tes qui offriront principalement des services d’information et d’aiguillage bilingues par l'entremise de la ligne d’aide, clavardage, courriel ou SMS du 211. Les activités clés, ci-dessous, constituent les fonctions principales d’un spécialiste en information et aiguillage.

Activités clés:

  • Compléter le programme de formation, les lectures et exercices au besoin
  • Répondre aux demandeurs par l’entremise de canaux de communication existants et conformément aux normes et politiques
  • Vérifier les messages de la boîte vocale et des courriels à intervalle régulier – faire suivre les messages à la partie concernée dans un délai convenable
  • Faire la défense des intérêts et les suivis avec les clients
  • Accomplir des tâches d’administration générale et autres fonctions connexes (par ex.: identification des besoins des clients, rapports statistiques, élaboration de rapports, mise au point et maintien de listes saisonnières spécialisées, projets spéciaux, etc.)
  • Soutenir les projets organisationnels clés et les objectifs comme l’amélioration de la technologie, des services en français ou de la gestion des urgences
  • Ouvrir et fermer le bureau selon les besoins
  • Informer l’équipe de la base de données de tout changement de programme ou service identifié durant le cours de ses fonctions
  • Autres tâches ou affectations au besoin

Exigences de l’emploi:

  • Grade universitaire en sciences sociales ou l’équivalent en éducation et en expérience dans le secteur communautaire;
  • Bilinguisme dans les deux langues officielles (oral et écrit);
  • Flexibilité en matière d’un cadre de travail et d’horaires changeants;
  • Familiarité avec le secteur non lucratif et les systèmes des services sociaux;
  • Compétences supérieures en informatique, technologie et entrée de données
  • Expérience cléricale, administrative ou de base de données
  • Grand souci du détail et capacité à effectuer des tâches répétitives
  • Compétences organisationnelles avérées et capacité multitâche
  • Excellentes compétences en relations interpersonnelles
  • Aptitude au travail d’équipe
  • Disposition analytique et résolution des problèmes
  • Savoir désamorcer un conflit en voie d'intensification
  • Habilité à communiquer sans exprimer opinions, jugements, stéréotypes ou préjugés

Atouts pour ce poste:

  • Avoir complété la formation appliquée en techniques d’intervention face au suicide (ASIST en anglais) ou le Safe Talk Training
  • Avoir complété une formation en Intervention en situation de crise
  • Connaître et avoir une expérience des opérations d’un centre d’appels
  • Art de parler en public (présentations et évènements communautaires)
  • Posséder des compétences supérieures en rédaction dans les deux langues officielles afin de soutenir l’équipe de la base de données au besoin

Conditions de travail

De manière temporaire, la majeure partie de l'équipe travaille de la maison.  Pour ceux et celles travaillant du bureau, toutes les consignes relatives à la COVID-19 en vigueur sont appliquées.

Information supplémentaire:

  • Seulement les candidats bilingues seront considérés (français et anglais)
  • Les heures d’opération sont de 7 h à 19 h du lundi au vendredi. Les horaires de travail sont irréguliers et peuvent inclure à l’occasion des quarts de travail plus longs en soirée ou durant les fins de semaine
  • Poste temps plein (35 heures par semaine) du lundi au vendredi durant les jours de la semaine
  • Contrat offert jusqu’au 31 mars 2022; début aussitôt que possible, avec possibilité de renouvellement
  • Taux horaire 19.37 $

 

This job is from CharityVillage
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