Assistant administratif bilingue (contrat virtuel) - Our Executive Director

May 21, 2021
Gatineau, Quebec

Sous la direction du directeur de l'entreprise et du gestionnaire administratif.

Nous sommes une entreprise de gestion d'associations de Gatineau et nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) virtuell(e) ayant l'esprit d'entreprise, capable de travailler à partir de son domicile et disposant d'un ordinateur, d'une connexion Internet et d'un téléphone fiables, afin d'effectuer diverses tâches administratives pour le compte des associations à but non lucratif que nous cherchons à prendre en charge.

EXIGENCES ABSOLUES

VEUILLEZ NE POSTULER QUE SI VOUS REMPLISSEZ ET COMPRENEZ LES CONDITIONS SUIVANTES :

  • Seules les personnes bilingues en français et en anglais (compris, écrit et parlé) seront considérées.
  • Seules les candidatures de la région d'Ottawa-Gatineau seront prises en considération.
  • Il s'agit d'une occasion d'entrepreneur indépendant (travailleur autonome), pas d'un emploi à temps partiel. Vous serez responsable de vos propres remises gouvernementales et devrez fournir votre propre ordinateur portable, une connexion Internet et un téléphone intelligent.
  • Bien que nous soyons flexibles quant au lieu et à la manière d'exercer vos fonctions, vous devez également être disponible pour les exercer pendant les heures de bureau normales (du lundi au vendredi de 9 h à 17 h).

Seuls les assistant(e)s administratif(ve)s virtuel(le)s individuel(le)s (et non les entreprises) qui sont des entrepreneur(e)s indépendant(e)s (travailleurs(euses) autonomes) seront invités à une entrevue. Il ne s'agit pas d'une offre d'emploi. Nous ne cherchons pas à nous associer à une entreprise de plusieurs associés ou employés eux-mêmes.

FONCTIONS

  • Tenir à jour les listes de contacts et de distribution, la gestion et la conception des bases de données, y compris le traitement de la préparation des listes de diffusion, des dons et des reçus fiscaux.
  • Entreprendre des tâches administratives de routine.
  • Trier et distribuer le courrier selon les instructions.
  • Mettre à jour les listes de contacts sur la base de données de l’entreprise et celles de nos clients
  • Couverture administrative pendant les vacances ou les congés du personnel
  • Fournir un soutien administratif pour assurer le fonctionnement efficace de l'organisation
  • Organiser et programmer des réunions ou des rendez-vous
  • Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la dactylographie, la copie, la numérisation, etc.
  • Tenir l'inventaire des approvisionnements
  • Effectuer le classement électronique
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions
  • Assurer la liaison avec le directeur général et la gestionnaire administrative pour travailler au sein de l'équipe en apportant un soutien si nécessaire.
  • Agir en tant qu'agent de liaison pour le directeur exécutif
  • Soutenir la planification de toutes les réunions, la rédaction des procès-verbaux et le suivi des actions à entreprendre.
  • Gérer la saisie des données (une formation à la plate-forme sera fournie), la gestion des rapports, les feuilles de calcul, la tenue des dossiers.
  • Produire des rapports et des présentations selon les besoins.

 

Les tâches et responsabilités susmentionnées ne sont pas exclusives et le(la) travailleur(se) autonome peut être tenu d'assumer d'autres tâches connexes, sur demande.

Marketing et communications

  • Création de contenu pour divers canaux, notamment les publications du secteur, les médias sociaux (Facebook, LinkedIn), les blogues, le site web, etc.
  • Préparer, revérifier et importer des données dans le système de vente et de marketing. Une expérience en conception graphique est un atout

PROFIL DE PERSONNALITÉ

  • Vous pouvez accepter les critiques constructives de manière positive
  • Vous croyez en notre mission et en nos valeurs fondamentales ainsi qu'en celles de nos clients.
  • Vous êtes capable de jongler avec les priorités dans un environnement de bureau virtuel très actif et en constante évolution, d'équilibrer plusieurs projets à la fois et de respecter des délais stricts
  • Vous avez d'excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite et faites preuve de beaucoup de jugement, de tact, de diplomatie, de confidentialité et de discrétion dans tous les aspects de votre rôle
  • Vous êtes responsable de l'exécution de toutes les tâches nécessaires pour maximiser le temps, l'efficacité et les performances des cadres ; vous anticipez les besoins et recherchez activement des solutions de manière proactive
  • Vous avez de solides compétences interpersonnelles, de la confiance, de la prestance, de l'intégrité et du professionnalisme
  • Vous êtes extrêmement organisé, vous êtes capable de hiérarchiser une liste de tâches changeante
  • Vous avez un excellent sens du détail
  • Vous êtes à l'aise pour travailler à la fois individuellement et en équipe.
  • Vous êtes digne de confiance et fiable
  • Autonome et motivé(e)
  • Vous vous exprimez clairement et êtes un bon communicateur
  • Vous parlez couramment le français et l'anglais (à l'oral et à l'écrit).
  • Maîtrise des outils informatiques (notamment Word, Excel et MS Office)
  • Vous êtes capable de travailler en équipe
  • Vous avez des compétences en matière de conception graphique

Si vous portez un intérêt pour ce poste, veuillez envoyer votre CV ainsi qu'un lettre de présentation à mark@markbuzan.com

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