Administration Coordinator (bilingual English and French) / Coordonnateur(trice) administratif(ve) (bilingue anglais et français) - Electric Mobility Canada / Mobilité Électrique Canada

Jul 30, 2021
Across Canada

le fraçais suit

Electric Mobility Canada (EMC) is currently looking for a bilingual Administration Coordinator to join our team. Read the details below to see if you’d be a good fit for this role, and submit your cover letter and resume to info@emc-mec.ca by 4:00 p.m. on Friday, July 30, 2021.

Job Title: Administration Coordinator

Organization: Electric Mobility Canada

Job location: remote, from your home office anywhere in Canada

Duration: 12-month contract (with possibility of extension)

Hours: Monday to Friday, full time, 40 hours per week

Wage: $25/hour

Responsibilities include:

  • general office support to EMC’s team members
  • ensure office operations and procedures are organized and followed
  • setting up and managing schedules for meetings, committee meetings, working groups, events, etc.
  • Drafting minutes of committee meetings and related governance support (distribution, record keeping)
  • reconciling senior staff expenses
  • follow up on accounts receivable (ex. membership fees, conference registration and sponsorships)
  • follow up on accounts payable (ex. suppliers, consultants, licenses, etc.)
  • support for online payments for EMC memberships in database
  • establishing and maintaining corporate files with Microsoft Office and cloud solutions ensuring that online filing systems are maintained
  • Provide executive assistant support to the President & CEO (ex. Meeting scheduling, and material preparation)
  • Providing support for EMC related initiatives
  • booking travel arrangements (when restrictions lifted)

Other duties as required.

The ideal candidate should demonstrate the following:

  • Proven administrative assistant experience
  • Knowledge of office management systems and procedures
  • Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work
  • Attention to detail and problem-solving skills
  • Excellent written and verbal communication skills in English and French
  • Strong organizational and planning skills
  • Proficient in MS Office
  • At least 3 years of experience in the field or in a related area
  • High school diploma or equivalent; college degree preferred
  • Discretion and judgement

How to apply:

Submit cover letter and resume to info@emc-mec.ca by 4:00 p.m. on Friday, July 30, 2021.

Only candidates selected for an interview will be contacted.

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Mobilité Électrique Canada (MÉC) est actuellement à la recherche d’un coordonnateur administratif bilingue pour se joindre à son équipe. Lisez les détails ci-dessous pour voir si ce poste vous convient, et soumettez votre lettre de présentation et votre curriculum vitae à info@emc-mec.ca  avant 16 h, le vendredi 30 juillet 2021.

Titre du poste : Coordinateur(trice) administratif(ve)

Organisation : Mobilité Électrique Canada

Lieu de travail : à distance, dans votre bureau à domicile, partout au Canada

Durée : Contrat de 12 mois (avec possibilité de prolongation)

Heures d’ouverture : Lundi à vendredi, temps plein, 40 heures par semaine

Salaire : 25 $/heure

Les responsabilités comprennent :

  • soutien général de bureau aux membres de l’équipe MÉC
  • veiller à l’organisation et au respect des opérations et procédures de bureau
  • établir et gérer les horaires des réunions, des réunions de comité, des groupes de travail, des événements, etc.
  • rédaction des procès-verbaux des réunions de comité et soutien connexe à la gouvernance (distribution, tenue de dossiers)
  • réconciliation des dépenses du personnel senior
  • suivi des comptes à recevoir (ex. cotisations des membres, inscriptions aux conférences et parrainages)
  • suivi des comptes à payer (ex. fournisseurs, consultants, licences, etc.)
  • soutien aux paiements en ligne pour les adhésions dans la base de données
  • établir et tenir à jour les dossiers de l’entreprise à l’aide de Microsoft Office et de solutions en nuage, en veillant à ce que les systèmes de classement en ligne soient tenus à jour
  • fournir un soutien en tant qu’assistant exécutif au président-directeur général (ex. planification des réunions et préparation des documents)
  • fournir un soutien aux initiatives liées à MÉC
  • réserver les arrangements de voyage (lorsque les restrictions sont levées)
  • Autres tâches selon les besoins.

Le candidat idéal devra faire preuve des qualités suivantes

  • Expérience confirmée en tant qu’assistant(e) administratif(ve)
  • Connaissance des systèmes et procédures de gestion de bureau
  • Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités.
  • Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale en anglais et en français
  • Solides compétences en matière d’organisation et de planification
  • Maîtrise de MS Office
  • Au moins 3 ans d’expérience dans le domaine ou dans un domaine connexe.
  • Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent ; diplôme collégial préféré
  • Discrétion et jugement

Comment postuler :

Envoyez une lettre de motivation et un curriculum vitae à info@emc-mec.ca avant 16 h le vendredi 30 juillet 2021.

Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

This job is from CharityVillage
How to Apply