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Accreditation Administrative Assistant/ Adjointe administrative en matière d’agrément - Canadian Association of Schools of Nursing

Jan 21, 2021
Ottawa, Ontario

EN: Will provide administrative support for CASN’s accreditation and evaluation teams. Accreditation includes programs for nurse practitioner, baccalaureate and practical nurse entry to practice and for bridging programs for internationally educated nurses and the evaluation. Evaluation includes administration of examinations for CASN’s certification programs for nurse educators. 

Responsibilities/Duties

Accreditation duties:

  • Support the accreditation and evaluation team by maintaining a filing system, templates, forms, task sheets and e-mails required for the accreditation programs and by working with the team to keep these and the documents they contain up to date (i.e. school schedules, reviewer database, list of accredited programs and financial information).
  • Schedule and organize committee meetings and take detailed minutes in English or French (i.e. pre-review teleconferences, Advisory Committee on Accreditation Policy, CASN Accreditation Bureau, and the advisory committees).
  • Assist in preparing schools for accreditation reviews by developing and updating contact lists, scheduling pre-review teleconferences/Zoom meetings. 
  • Support the CASN Accreditation Bureau and accreditation/evaluation staff by creating, editing and formatting of reports of various types.
  • Assist in automating the accreditation program.
  • Liaise with senior accreditation/evaluation staff to respond to regular inquiries about accreditation and evaluation. 

Other Duties:

  • Provide administrative and event support for major CASN activities, such as Council, Conference, special projects
  • Carry out other tasks as assigned, including taking direction from other staff as needed.

Required qualifications

  • Minimum college diploma in office administration or relevant experience required. 
  • Must be bilingual (English and French).
  • Excellent, clear and grammatically correct writing and oral communication skills in English and French required.
  • Attention to detail and accuracy, and excellent proof-reading/editing skills required.
  • Must have excellent organizational skills, ability to prioritize multiple responsibilities and meet deadlines.
  • Ability to use good judgement and problem-solving skills required.
  • Must have ability to work independently with minimum supervision (working remotely currently due to COVID-19)
  • Must take initiative, be a team player and have a positive attitude.
  • Must be willing to learn new skills/software/programs.
  • Must have proficiency with Microsoft Office Suite (Word – intermediate to advanced level expertise, Excel – basic level expertise, PowerPoint – basic level expertise), use of email and Internet.
  • Must have ability take accurate minutes for meetings.
  • Must be able to work a flexible schedule occasionally in order to accommodate meetings with schools in different time zones across Canada or internationally.
  • Must have a professional attitude, excellent interpersonal skills, be client-focused and responsive to customer requests (i.e. customer-service skills).

Preferred qualifications

  • Undergraduate degree in administration, arts, or related field preferred.
  • Experience with Microsoft Outlook for email and scheduling preferred
  • Experience using and/or setting up zoom meetings an asset 
  • Ability to speak and read Spanish an asset

Submit cover letter and resume to: hrrecruiting@casn.ca

FR: Fournir un soutien administratif aux équipes d’agrément et d’évaluation de l’ACESI. L’agrément comprend des programmes pour les infirmières praticiennes, les infirmières au baccalauréat et les infirmières auxiliaires débutantes, ainsi que des programmes de transition pour les infirmières formées à l’étranger et l’évaluation. L’évaluation comprend l’administration des examens des programmes de certification de l’ACESI pour les infirmières enseignantes.

Responsabilités/Tâches

Tâches en lien avec l’agrément :

  • Soutenir l’équipe d’agrément et d’évaluation en gérant un système de classement ainsi que les modèles, formulaires, feuilles de travail et courriels requis pour les programmes d’agrément et en collaborant avec l’équipe pour garder le système et les documents afférents (c.-à-d. base de données des évaluatrices, liste des programmes d’agrément et renseignements financiers) à jour.
  • Planifier et organiser les réunions des comités et rédiger des procès-verbaux détaillés en anglais ou en français (c.-à-d., téléconférences préalable à l’examen d’agrément, Comité consultatif sur la politique d’agrément, Bureau de l’agrément de l’ACESI et comités consultatifs).
  • Aider à préparer les écoles aux examens d’agrément en développant et en mettant à jour des listes de coordonnées et en planifiant des téléconférences ou réunions préalables à l’examen d’agrément sur Zoom. 
  • Soutenir le Bureau de l’agrément de l’ACESI et le personnel d’agrément et d’évaluation en créant, en modifiant et en formatant des rapports de divers types.
  • Aider à automatiser le programme d’agrément.
  • Assurer la liaison avec le personnel principal d’agrément et d’évaluation pour répondre aux demandes régulières en lien avec la matière. 

Autres tâches :

  • Fournir un soutien administratif et assurer un appui en ce qui concerne les différentes activités de l’ACESI (Conseil, conférence et projets spéciaux).
  • Effectuer toutes autres tâches assignées, y compris recevoir des directives d’autres membres du personnel, au besoin.

Qualifications requises

  • Au minimum, un diplôme d’études collégiales en bureautique ou une expérience pertinente dans un domaine connexe. 
  • Bilinguisme (anglais et français).
  • Capacités de rédaction et de communication orale en anglais et en français excellentes, claires et grammaticalement correctes.
  • Attention aux détails, minutie et excellentes capacités de révision, d’édition et de correction d’épreuves.
  • Excellentes compétences pour l’organisation et capacité à gérer simultanément plusieurs tâches, à établir des priorités et à respecter les délais.
  • Bon jugement et aptitudes en résolution de problèmes.
  • Aptitude à travailler indépendamment ou avec un minimum de supervision (en raison de la COVID-19, le travail se fait à distance actuellement).
  • Faire preuve d’initiative, avoir l’esprit d’équipe et une attitude positive.
  • Volonté d’acquérir de nouvelles compétences/ logiciels/ programmes.
  • Maitrise des logiciels de la suite MS Office (Word – niveau d’expertise intermédiaire ou avancé, Excel – niveau de base, PowerPoint – niveau de base) et de l’utilisation du courriel et de l’Internet.
  • Capacité de rédiger des procès-verbaux précis pour les réunions.
  • Possibilité de travailler selon un horaire flexible à l’occasion afin d’accommoder des réunions avec des écoles dans différents fuseaux horaires au Canada ou à l’étranger.
  • Attitude professionnelle, excellentes habiletés interpersonnelles et à l’écoute et au service des clients (service à la clientèle).

Qualifications souhaitables

  • Diplôme de premier cycle en administration, arts ou un domaine connexe - souhaitable.
  • Expérience avec Microsoft Outlook pour courriels et planification - souhaitable.
  • Expérience avec Zoom pour organisation de rencontres - un atout. 
  • Capacité à parler et lire l’espagnol un atout.

Soumettez une lettre de motivation et un CV à: hrrecruiting@casn.ca

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