Accounting Clerk (part-time) - Federation for the Humanities and Social Sciences | La Fédération des sciences humaines

Apr 30, 2021
Ottawa, Ontario

Accounting Clerk (part time)

Le français suit.

We have an immediate opening for an organized and well-qualified individual to be our new Accounting Clerk and to join our team at the Federation for the Humanities and Social Sciences in Ottawa, Ontario. This position is part-time, 20 hours a week, and reports to the Accountant. 

If you are a results-driven team player, you will thrive in our collaborative environment, where we enjoy our work while achieving a lot for our members. In this role, you will be responsible for the day-to-day bookkeeping of the organisation and assist in month-end and year-end closing, all in keeping with the Federation’s strategic objectives.

The Federation for the Humanities and Social Sciences promotes research and teaching for the advancement of an inclusive, democratic and prosperous society. With a membership now comprising over 160 universities, colleges and scholarly associations, the Federation represents a diverse community of 91,000 researchers and graduate students across Canada. The Federation organizes Canada’s largest academic gathering, the Congress of the Humanities and Social Sciences, bringing together more than 8,000 participants each year. For more information about the Federation, visit www.ideas-idees.ca .

Summary

We are seeking an Accounting Clerk who will be keen to contribute to the success of the organization. Working as part of the Corporate Services team, the Accounting Clerk will be responsible for day-to-day Accounts Payable and Receivable as well as the monthly reconciliation of a number of accounts.       

The ideal candidate is a pro-active team player, who has sound bookkeeping knowledge and experience, and pro-actively completes tasks and deliverables. Candidates for this position should enjoy working in a small office where you enjoy multi-tasking based on organizational priorities.

The position comes offers an hourly salary of $25.00 a participation in the employer’s pension plan, and a generous vacation and holiday policy.  The position is part-time, either three full days a week or five (5) half days a week.  Extra hours may be required during busy periods.  There is also the ability to work in a fun, collegial and supportive work environment, where work-life balance is highly valued!

Remote work

The office is temporarily closed due to COVID-19. The Accounting Clerk will be working from home until such time as the office reopens. They will be provided with a laptop computer and the necessary software to complete their duties, including the use of Zoom and other online collaboration tools. They will be expected to provide their own Internet connection and telephone in order to stay connected. When the office reopens, they will be expected to work out of the office in downtown Ottawa.

What You Will Do

  • Process accounts payable, including employee expense reports,  in QuickBooks
  • Prepare QuickBooks-generated invoices for membership fees and other revenues as required
  • Monitor Aged Accounts Receivable and report to Department Managers
  • Reconcile revenue accounts with CRM registration
  • Maintain Payee information in Web Banking
  • Post journal entries, reconcile accounts (Banks, credit cards)
  • Assist in month-end closing process as required
  • Assist in year-end audit process as required
  • Offer ad hoc assistance to Accountant and/or Director, Corporate Services as required
  • Basic office tasks, such as filing, data entry, answering phone, processing mail
  • Other duties as required.

What You Need

  • Diploma in Accounting or equivalent experience.
  • A minimum of two years experience in a similar position.
  • Proven technical experience with QuickBooks online.
  • Advanced skills with MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Excel and Outlook)
  • Good written and oral communication skills in English are required.
  • Experience with CRM and other SaaS will be considered an asset
  • Written and oral communication skills in French are an asset.
  • Familiarity with the non-profit/charity sector considered an asset

What You Bring

  • High degree of attention to detail
  • Positive, professional demeanour, as well as high ethical standards
  • Highest degree of privacy and confidentiality; a sense of integrity and discretion is required.
  • Shows Initiative, creativity and a proactive attitude towards process improvement.
  • Clarity of expression — both in writing and orally. 
  • A sense of ownership of tasks and the motivation to follow through to achieve personal and team goals.
  • Establishment of strong and trusted relationships with colleagues and external partners.
  • A sincere respect for the values and differences that all members of a small team bring to an office environment; adaptability to different approaches and a flexibility to move in new directions as needed.
  • Commitment to Federation values, vision and direction.
  • Seeks to continuously develop skills and knowledge.
  • A good sense of humour.

What success looks like

  • Payable invoices are paid within 30 days of receipt
  • Revenue invoices are sent out promptly and receivables are monitored closely
  • Membership and Congress teams get weekly Aged Receivable reports
  • Month-end procedures completed and ready for reporting by 15th of the following month
  • Successful, error-free year-end audit

To Apply

If this opportunity intrigues you and relates to your experience, then we want to hear from you. Please take the time to tell us about yourself in a cover letter — we want to hear your story — your background, your accomplishments, and why this role is a good fit for you.

The Federation for the Humanities and Social Sciences is committed to providing an inclusive and barrier-free recruitment process and work environment. We are an equal opportunity employer, and we are seeking applications from employment equity groups including but not limited to: persons with disabilities, and Black, Indigenous and/or persons of colour.

Please submit your cover letter including salary expectations and résumé, by Friday, April 30th, 2021, in our online portal at https://secure.collage.co/jobs/fhss/21524 .

Please note that all applications will be acknowledged but only those selected for further consideration will be contacted. You must be legally allowed to work in Canada in order to be eligible for this position.

The Federation is committed to accessibility. Accommodations are available upon request for applicants taking part in all aspects of the selection process.

For any questions or to request accessibility accommodations,  please email us at hr@ideas-idees.ca.

 

Commis comptable (temps partiel)

La Fédération des sciences humaines (Ottawa, Ontario) est à la recherche d’une personne compétente et organisée déterminée à répondre aux besoins des membres et à se joindre à notre équipe, pour pourvoir immédiatement au poste de commis comptable. Il s’agit d’un poste à temps partiel, à raison de 20 heures par semaine. Cette personne relèvera du/de la comptable.

Si vous accordez de l’importance à l’atteinte des résultats et au travail d’équipe, vous vous réaliserez pleinement dans notre environnement axé sur la collaboration, où nous prenons plaisir à réaliser des projets qui profitent aux membres. En tant que titulaire de ce poste, vous serez responsable de la tenue quotidienne des livres de l’organisation et contribuera à la clôture de fin de mois et de l’exercice, conformément aux objectifs stratégiques de la Fédération.

La Fédération des sciences humaines œuvre à la mise en valeur de la recherche et de l’enseignement pour l’avancement d’une société inclusive, démocratique et prospère. Elle regroupe aujourd’hui plus de 160 universités, institutions et sociétés savantes représentant 91 000 chercheurs et étudiants des cycles supérieurs au Canada. De plus, la Fédération organise le plus grand rassemblement d’universitaires au Canada, soit le Congrès des sciences humaines, qui attire chaque année plus de 8 000 personnes. Pour en savoir plus au sujet de la Fédération, visitez le www.idees-ideas.ca.

Résumé

Nous sommes à la recherche d’un/une commis comptable déterminé(e) à contribuer à la réussite de l’organisation. Travaillant au sein de l’équipe des Services intégrés, le/la commis comptable sera responsable des comptes créditeurs et débiteurs quotidiens ainsi que du rapprochement mensuel d’un certain nombre de livres.    

Le/la candidat(e) idéal(e) est proactif(ve) et accorde de l’importance au travail d’équipe, possède de solides connaissances et de l’expérience valable en tenue de livres et réalise des tâches et produits livrables de manière proactive. Les candidats à ce poste doivent aimer travailler dans un petit bureau en accomplissant des tâches multiples selon les priorités organisationnelles.    

Ce poste est assorti d’une échelle salariale de $21.00 à $25.00 par heure, la participation au régime de retraite de l’employeur et une généreuse politique de vacances annuelles et de jours fériés. Le poste est à temps partiel, soit trois (3) jours complets par semaine ou cinq (5) demi-journées par semaine. Le/la titulaire du poste peut devoir effectuer des heures supplémentaires lors des périodes achalandées. Ce poste offre également un environnement de travail divertissant, collaboratif et convivial où l’équilibre travail-vie personnelle est fortement valorisé!

Télétravail

Nos bureaux sont temporairement fermés en raison de la pandémie de COVID-19. Le/la commis comptable fera du télétravail jusqu’à la réouverture de nos bureaux. Un ordinateur portable ainsi que les logiciels requis (dont Zoom et d’autres outils de collaboration en ligne) pour accomplir ses tâches lui seront fournis. Le/la titulaire du poste devra utiliser sa propre connexion Internet et son propre téléphone pour ses communications. Après la réouverture de nos bureaux, il/elle devra travailler sur place, au centre-ville d’Ottawa.

Ce que vous ferez

  • Effectuer le traitement des comptes créditeurs, dont les états de frais de déplacement des employés, dans QuickBooks.
  • Préparer les factures produites à l’aide de QuickBooks pour les droits d’adhésion et autres recettes, le cas échéant.
  • Effectuer le suivi des comptes clients et rendre compte aux gestionnaires de département.
  • Faire concorder les comptes de produits avec les données consignées dans le logiciel CRM.
  • Tenir à jour les renseignements des bénéficiaires dans Web Banking.
  • Reporter les écritures au journal et faire concorder les comptes (banques, cartes de crédit).
  • Contribuer à la procédure de clôture de fin de mois, au besoin.
  • Contribuer au processus de vérification de clôture de l’exercice, au besoin.
  • Offrir de l’aide ponctuelle au/à la comptable et/ou au directeur/à la directrice, Services intégrés, au besoin.
  • Effectuer des tâches ordinaires de bureau, comme le classement, la saisie de données, répondre au téléphone, le traitement du courrier.
  • Effectuer d’autres tâches au besoin.

Ce qui est exigé de vous

  • Diplôme en comptabilité ou expérience équivalente.  
  • Un minimum de deux années d’expérience dans un poste similaire.
  • Expérience technique éprouvée avec QuickBooks en ligne.
  • Compétences avancées avec la suite MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Excel et Outlook)
  • De bonnes aptitudes en communication écrite et orale en anglais sont requises.
  • De l’expérience avec le logiciel CRM et autre SaaS sera considérée comme un atout.
  • Des aptitudes en communication écrite et orale en français constituent un atout.
  • Une bonne connaissance du secteur à but non lucratif/caritatif est considérée comme un atout.  

Votre contribution

  • Grand souci du détail.
  • Attitude positive et professionnelle ainsi que le respect de normes éthiques élevées.
  • Grand sens de la confidentialité et du respect de la vie privée ainsi que faire preuve d’intégrité et de discrétion.
  • Sens de l’initiative, créativité et attitude proactive en vue de l’amélioration des processus.
  • Aptitude à s’exprimer clairement, par écrit et de vive voix.
  • Prise en charge des tâches et volonté de les mener à bien pour atteindre des objectifs personnels et d’équipe.
  • Capacité à établir avec les collègues et partenaires externes des relations solides fondées sur la confiance.
  • Respect profond des valeurs et des différences qui caractérisent les membres d’une petite équipe en milieu de travail; capacité à s’adapter à diverses approches et à faire preuve de souplesse pour adopter de nouvelles orientations au besoin
  • Engagement envers les valeurs, la vision et l’orientation de la Fédération.
  • Souci constant d’acquérir de nouvelles compétences et connaissances
  • Sens de l’humour.

Ce qui démontrera votre succès

  • Les factures à payer sont réglées dans un délai de 30 jours suivant la réception.
  • Les factures de recettes sont acheminées rapidement et les comptes clients sont suivis de près.
  • Les membres et les équipes du Congrès reçoivent des rapports hebdomadaires des débiteurs.  
  • Les procédures de clôture de fin de mois sont achevées et prêtes aux fins de rapport avant le 15e jour du mois suivant.
  • Audit de fin d’exercice réalisé avec succès et exempt d’erreur.

Soumission de votre candidature

Si ce poste vous intéresse et cadre avec votre expérience, nous serons heureux de recevoir votre candidature. Nous vous invitons à rédiger une lettre qui nous permettra de vous connaître et qui exposera votre expérience, vos réalisations et ce qui fait de vous le/la candidat(e) idéal(e) pour ce poste.

La Fédération des sciences humaines s’est engagée à fournir un processus de recrutement et un environnement de travail inclusifs et sans obstacle. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous encourageons les candidatures provenant des groupes désignés aux fins de l’équité en matière d’emploi, y compris, sans toutefois s’y limiter, les personnes handicapées, les Noirs, les Autochtones et les personnes de couleur.  

Veuillez envoyer votre curriculum vitæ et votre lettre de motivation précisant vos attentes salariales, d’ici le Vendredi 30 avril 2021 dans notre portail en ligne, au  https://secure.collage.co/jobs/fhss/21524.

Veuillez prendre note que nous accuserons réception de toutes les candidatures, mais que nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues aux fins d’une entrevue. Vous devez être autorisé(e) légalement à travailler au Canada pour être admissible à ce poste.

La Fédération est résolue à favoriser l’accessibilité. Des mesures d’adaptation sont disponibles sur demande pour les personnes qui prennent part à tous les aspects du processus de sélection.

Pour toute question à propos de ce poste, ou pour demander des mesures d’adaptation en matière d’accessibilité, veuillez nous envoyer un courriel à l’adresse hr@ideas-idees.ca.

 

This job is from CharityVillage
How to Apply